Setl Group автоматизировали закупки с помощью сервиса CYNTEKA. Мы поговорили с Михаилом Малыхиным директором по развитию цифровых технологий Setl Group о том, как сейчас работает сервис, и с какими проблемами пришлось столкнуться во время внедрения.
Описание кейса
Предпосылки внедрения сервиса:
Компания самостоятельно договаривается с поставщиками о поставках материалов, но работы выполняют подрядные организации. Поскольку подают заявки на материалы и принимают товар на объектах сотрудники сторонних организаций, возникают сложности с организацией их работы.
Проблема:
Потери и простои из-за отсутствия материалов, т.к. заявки на закупку поступают по множеству каналов – телефон, бумага, мессенджеры, электронная почта и периодически теряются или обрабатываются не в срок. Сложно закрыть работы подрядчику, не понятно, кто и какой материал принял на объекте.
Решение:
Система автоматизации снабжения «Синтека. Комплектация» позволяет вести работу не только с сотрудниками своей компании, но также подключить в единое информационное поле сотрудников подрядных организаций. Давая им возможность создавать заявки на закупку с любого устройства. Что полностью решает вопрос создания и структурирования заявок. Удобный интерфейс позволяет быстро зафиксировать что, от кого было получено и кем принято на объекте.
Источник: CYNTEKA
Компания самостоятельно договаривается с поставщиками о поставках материалов, но работы выполняют подрядные организации. Поскольку подают заявки на материалы и принимают товар на объектах сотрудники сторонних организаций, возникают сложности с организацией их работы.
Проблема:
Потери и простои из-за отсутствия материалов, т.к. заявки на закупку поступают по множеству каналов – телефон, бумага, мессенджеры, электронная почта и периодически теряются или обрабатываются не в срок. Сложно закрыть работы подрядчику, не понятно, кто и какой материал принял на объекте.
Решение:
Система автоматизации снабжения «Синтека. Комплектация» позволяет вести работу не только с сотрудниками своей компании, но также подключить в единое информационное поле сотрудников подрядных организаций. Давая им возможность создавать заявки на закупку с любого устройства. Что полностью решает вопрос создания и структурирования заявок. Удобный интерфейс позволяет быстро зафиксировать что, от кого было получено и кем принято на объекте.
Источник: CYNTEKA
DigitalDeveloper: Как давно вы работаете с сервисом CYNTEKA?
С 2017 года и по настоящее время мы пользуемся сервисом CYNTEKA и регулярно обращаемся за расширением функционала.
DigitalDeveloper: Почему выбрали именно этот сервис, а не использовали аналог или собственную разработку?
Когда мы столкнулись с необходимостью автоматизации процессов закупок перед нами стоял выбор: заняться разработкой нового решения под наши нужды своими силами или же обратиться к сторонней компании, имеющей подобный опыт. Поскольку для нас одним из важнейших критериев была безопасность данных и прозрачность процессов, изначально мы склонялись к собственной разработке, однако быстро стало понятно, что запуск внутреннего проекта такого масштаба влечет за собой повышенные риски разработки больших проектов. Найти подходящий инструмент на рынке было непросто. Нам хотелось не только получить сервис управления заявками, но и иметь возможность сразу выйти с ними на тендер. На тот момент можно было отдельно купить систему тендерных заявок, отдельно — систему управления заявками. И с этим справилась «CYNTEKA», интегрированная с тендерной площадкой «Закупай».
DigitalDeveloper: Как проходило внедрение сервиса и адаптация персонала?
Инициаторами подключения «CYNTEKA» стал отдел поставок. Они увидели в инструменте возможность эффективного управления заявками. Но нельзя сказать, что внедрение было для нас простым. В течение трех месяцев пришлось вести переговоры с сотрудниками и отрабатывать возражения, внедрять новые принципы бизнес-процессов и цепочек поставок, в частности. Однако сотрудниками и менеджментом компании «CYNTEKA» осуществлялась постоянная поддержка на всех этапах, а также доработки продукта под наши требования.
DigitalDeveloper: По вашему мнению, как в будущем будет выглядеть процесс закупок? Уже сейчас существует много сервисов, где люди не нужны. Как еще можно автоматизировать процессы?
Нам кажется, что в будущем процесс автоматизации закупок может претерпеть сильные изменения только при определенном централизованном воздействии со стороны государства.
DigitalDeveloper: Что вы посоветуете застройщикам, которые только решили систематизировать процесс закупок? С чего лучше начать?
Для среднего и малого бизнеса мы однозначно можем рекомендовать присмотреться к готовым решениям на рынке — это простой способ быстро получить результат без серьезных вложений. Крупным компаниям, как и нам, скорее понадобится либо доработка системы под свои бизнес-процессы, либо усложнение функционала. Это нормально: ни одна серьезная организация не возьмет готовую систему без ее кастомизации под себя.
С 2017 года и по настоящее время мы пользуемся сервисом CYNTEKA и регулярно обращаемся за расширением функционала.
DigitalDeveloper: Почему выбрали именно этот сервис, а не использовали аналог или собственную разработку?
Когда мы столкнулись с необходимостью автоматизации процессов закупок перед нами стоял выбор: заняться разработкой нового решения под наши нужды своими силами или же обратиться к сторонней компании, имеющей подобный опыт. Поскольку для нас одним из важнейших критериев была безопасность данных и прозрачность процессов, изначально мы склонялись к собственной разработке, однако быстро стало понятно, что запуск внутреннего проекта такого масштаба влечет за собой повышенные риски разработки больших проектов. Найти подходящий инструмент на рынке было непросто. Нам хотелось не только получить сервис управления заявками, но и иметь возможность сразу выйти с ними на тендер. На тот момент можно было отдельно купить систему тендерных заявок, отдельно — систему управления заявками. И с этим справилась «CYNTEKA», интегрированная с тендерной площадкой «Закупай».
DigitalDeveloper: Как проходило внедрение сервиса и адаптация персонала?
Инициаторами подключения «CYNTEKA» стал отдел поставок. Они увидели в инструменте возможность эффективного управления заявками. Но нельзя сказать, что внедрение было для нас простым. В течение трех месяцев пришлось вести переговоры с сотрудниками и отрабатывать возражения, внедрять новые принципы бизнес-процессов и цепочек поставок, в частности. Однако сотрудниками и менеджментом компании «CYNTEKA» осуществлялась постоянная поддержка на всех этапах, а также доработки продукта под наши требования.
DigitalDeveloper: По вашему мнению, как в будущем будет выглядеть процесс закупок? Уже сейчас существует много сервисов, где люди не нужны. Как еще можно автоматизировать процессы?
Нам кажется, что в будущем процесс автоматизации закупок может претерпеть сильные изменения только при определенном централизованном воздействии со стороны государства.
DigitalDeveloper: Что вы посоветуете застройщикам, которые только решили систематизировать процесс закупок? С чего лучше начать?
Для среднего и малого бизнеса мы однозначно можем рекомендовать присмотреться к готовым решениям на рынке — это простой способ быстро получить результат без серьезных вложений. Крупным компаниям, как и нам, скорее понадобится либо доработка системы под свои бизнес-процессы, либо усложнение функционала. Это нормально: ни одна серьезная организация не возьмет готовую систему без ее кастомизации под себя.
