Как выбрать цифровую платформу для строительства и не пожалеть через год

Ошибка в выборе цифровой платформы редко становится очевидной сразу. Она проявляется постепенно: через полгода, когда выясняется, что система не закрывает половину нужных процессов, или через год, когда накопленные в ней данные оказывается сложно перенести куда-либо ещё.

Автор: Анна Козицына Заместитель генерального директора по развитию ГК "Техзор"

Интересуетесь цифровизацией?

Подписывайтесь на наш канал в MAX — там все новости о цифровой трансформации рынка недвижимости.

Внедрение корпоративного ПО - это не покупка инструмента, а изменение того, как компания работает. Меняются регламенты, появляются новые роли, накапливается история проектов. Если через год-два решение приходится пересматривать, компания теряет не только деньги на лицензии и внедрение, но и время, доверие сотрудников к идее цифровизации и темп, который было так трудно набрать.

Рынок цифровых решений для строительства при этом растёт быстро: продуктов становится больше, их функциональность пересекается. Отсюда - растущий спрос на обзоры и рейтинги, а вместе с ним и риск принять решение, слишком полагаясь на их выводы.

Обзоры - это только отправная точка

Обзорные материалы, рейтинги поставщиков и карты цифровых решений выполняют важную функцию: они экономят время, позволяя за один вечер получить представление о рынке и сузить список кандидатов с тридцати позиций до пяти-семи.

Проблема в другом. Ни один обзор не знает, как устроены процессы в конкретной компании. Он не знает, какая учетная система уже используется, какие интеграции критичны, какие ограничения накладывает служба безопасности и какие задачи стоят перед бизнесом сегодня, а какие появятся через несколько лет. Обзор описывает рынок, а выбирать нужно решение для конкретного бизнеса.

Есть и менее очевидный момент: любой обзор строится на определенной методологии. Именно она определяет, какие продукты попадут в сравнение, какие критерии будут использоваться и какой вес получит каждый из них. Поэтому даже две сравнительные таблицы с одинаковым набором решений могут привести к разным выводам. Любой участник рынка, включая нас, при желании сможет подобрать критерии, в которых именно его продукт окажется сильнее. Поэтому важно смотреть не только на итоговую таблицу, но и понимать, как она была построена.

Правильная роль обзора - сформировать первичный список кандидатов, а не сделать выбор.

Обзор отвечает на вопрос “что вообще есть на рынке”. Ответить на вопрос “что подходит именно нашей компании” может только сама компания, после того как разберется в собственных задачах и в том, как они связаны между собой.

Например, один из девелоперов с самого начала понимал, что ему потребуется цифровизировать и строительный контроль, и передачу помещений. Но эти процессы рассматривались как два отдельных проекта, поэтому были выбраны разные решения. Уже на этапе внедрения выяснилось, что между ними нет готовой интеграции, а единый процесс пришлось выстраивать дополнительно.

На практике мы часто видим: ошибка в выборе платформы редко объясняется тем, что продукты сравнили недостаточно внимательно. Гораздо чаще её причина в том, что компания так и не сформулировала собственные задачи.

До выбора продукта нужно описать собственную задачу

Прежде чем сравнивать платформы, стоит потратить время на то, что кажется скучным и необязательным этапом - описание текущего состояния и целевой картины. На практике этот этап часто пропускают, потому что кажется проще сразу посмотреть несколько демонстраций. Но именно здесь закладываются ошибки, которые становятся заметны только после внедрения.

Первый шаг: зафиксировать, как процессы устроены сейчас

Что уже цифровизировано, а что держится на таблицах и переписке, где происходят самые заметные потери времени. Как правило, именно при честном разборе текущего состояния всплывают проблемы, о которых изначально никто не думал.

Второй шаг: описать целевую картину

Сократить срок устранения замечаний, снизить число ошибок при приемке, ускорить передачу объектов собственникам, получить единую базу по эксплуатации. Важно разделить функции на обязательные и желательные, которые могут появиться позже.

Третий шаг: определить границы проекта

Что цифровизируется в первую очередь, а что сознательно остаётся на будущее. Без этой границы легко попасть в ситуацию, когда компания одновременно пытается закрыть строительный контроль, приемку, гарантию и эксплуатацию и в итоге не доводит до конца ни один процесс.

Стоит держать в голове еще одно соображение: через год-два компания почти наверняка будет пользоваться уже не той системой, которую покупает сегодня, а той, в которую эта система успеет развиться. Поэтому оценивать стоит не только текущий набор функций, но и потенциал системы к росту, а значит, и команду поставщика, которая этот рост обеспечивает (подробнее об этом ниже).

Без ответа на эти вопросы сравнение платформ превращается в сравнение списков функций, за которым не стоит понимание, зачем эти функции нужны именно вам.

Как сравнивать решения

Когда задача сформулирована, можно переходить к сравнению. Обычно на этом этапе в шорт-листе остается от трех до пяти платформ.

И вот тут появляется соблазн открыть сравнительную таблицу и просто отметить галочками нужные функции. Но именно так компании чаще всего переоценивают функциональность и недооценивают всё остальное: разница между продуктами обычно проявляется не в наборе функций, а во внедрении, интеграциях, стоимости сопровождения и способности системы развиваться вместе с компанией.

Поэтому имеет смысл заранее договориться о наборе критериев и оценивать по ним каждое решение одинаково. Их удобно свести к нескольким крупным блокам:

функциональное соответствие - обязательные требования (лучше в виде детализированного перечня) и желательные, которые могут пригодиться позже;
совместимость - интеграции с уже используемой ИТ-архитектурой и возможности миграции данных;
потенциал развития - что уже заложено в дорожной карте на ближайший год-два и насколько эти планы совпадают с тем, куда движется ваша компания;
экономика - полная стоимость владения: внедрение, поддержка, обучение сотрудников и доработки, а не только цена лицензии;
доказанная эффективность - реальные кейсы и референсы с клиентами похожего масштаба, а не только пилотные проекты;
эксплуатация - удобство для пользователей, производительность и стабильность при реальной нагрузке, гибкость настройки;
надёжность - безопасность данных и доступов, качество поддержки, соответствие законодательным требованиям и репутация самого поставщика.

Единый набор критериев, примененный ко всем рассматриваемым продуктам, снимает значительную часть субъективности при выборе и защищает от ситуации, когда решение принимается под впечатлением от одной удачной презентации, а не на основе системного сравнения.

Эти критерии, но с более узкой детализацией и системой весов, мы в Техзор собрали в интерактивный инструмент сравнения: он позволяет оценить несколько платформ по каждому критерию и увидеть итоговый взвешенный результат.

Демо - это не финальная проверка

Демонстрация продукта - важный, но не завершающий этап выбора. Презентация показывает, как решение работает в лучших условиях, на подготовленных данных и отрепетированном сценарии. Но это не всегда отражает, как система поведет себя на реальном объекте, с реальным числом пользователей и нетиповыми ситуациями.

Поэтому стоит идти дальше стандартной презентации: попросить показать не тестовый, а действующий проект, обсудить сценарии внедрения и, если есть возможность, поговорить напрямую с действующими клиентами и не только с теми, на кого укажет отдел продаж.

Перед подписанием договора полезно получить ответы еще на несколько практических вопросов:

Кто будет сопровождать внедрение и останется ли эта команда после запуска?
Что входит в стоимость, а что оплачивается отдельно?
Как организовано обучение пользователей?
По каким критериям будет оцениваться успешность пилотного проекта?

Хорошее демо показывает, что умеет система. Хорошее внедрение превращает ее из продукта в рабочий инструмент компании. Именно это чаще всего и определяет, оправдает ли выбранная платформа ожидания через год после запуска.

В Техзор мы продолжаем плотно работать с проектом и после запуска: сопровождаем и обучаем команду, на регулярной основе, проводим статусные встречи, чтобы вместе посмотреть на активность пользователей, обсудить, что реально прижилось в работе, а что до сих пор делается по старинке, и собрать обратную связь напрямую от сотрудников, а не только от того, кто подписывал договор.

Вместо заключения

Обзоры, рейтинги и карты рынка помогают понять, какие решения вообще существуют, и с этой задачей справляются хорошо. Но ответить на вопрос, какое решение подойдет именно вашей компании, может только анализ собственных процессов, задач и стратегии, а не место в чужом рейтинге.

Хорошая цифровая платформа не та, которая получила самые высокие оценки в обзоре. А та, которая продолжает решать задачи компании по мере роста бизнеса и не требует пересматривать выбор через несколько лет.