От десятка разрозненных каналов к единой платформе: практика коммуникаций для девелоперов и застройщиков

В девелопменте и строительстве редко используется один канал коммуникации. Отделы продаж и маркетинга обсуждают, как увеличить количество заявок, на очной встрече, прораб отправляет фотофиксацию с площадки в мессенджер, проектировщик присылает новую версию документации в почте, подрядчик уточняет детали в звонке, а руководителю нужно, чтобы все участники были оповещены о принятом решении.

Интересуетесь цифровизацией?

Подписывайтесь на наш канал в MAX — там все новости о цифровой трансформации рынка недвижимости.

Пока проект небольшой, такая схема кажется рабочей. Но с ростом количества объектов, подрядчиков и согласований она превращается в источник рисков. Теряется история обсуждений, документы расходятся по личным мессенджерам, новые участники не погружены в контекст, а бывшие подрядчики могут сохранять доступ к рабочим чатам с важной коммерческой информацией.

Какой должна быть коммуникационная платформа для девелопмента и строительства

Чтобы не стать очередным масштабным, но бесполезным с точки зрения эффективности проектом под флагом «цифровой трансформации», коммуникационная платформа должна соответствовать всем следующим требованиям одновременно:

· стабильная работа со смартфона, потому что значительная часть команды находится не в офисе;
· понятный и простой интерфейс (иначе сотрудники продолжат общаться в привычных мессенджерах);
· единый контур для переписки в чатах и почте, звонков, файлов и рабочих уведомлений;
· видеоконференции с демонстрацией экрана, записью звонка и транскрибацией для письменного фиксирования договоренностей;
· возможность открыть документы или получить доступ к внутренним системам прямо в приложении и без сложной авторизации;
· быстрое (и бесплатное) подключение подрядчиков, поставщиков и других внешних участников;
· различные механизмы защиты информации и разграничение доступов, чтобы каждый видел только свой участок работы.

Один из примеров, где все эти требования реализованы, - российская коммуникационная платформа eXpress. Она объединяет корпоративный мессенджер, видеоконференции, почту, календарь, чат-боты и интеграцию с внутренними бизнес-системами и отличается интерфейсом, знакомым по популярным мессенджерам.

Переход из Telegram без замедления рабочих процессов

Один из главных барьеров при переходе на корпоративную платформу - страх потерять привычную среду общения. Для строительной или девелоперской компании это особенно чувствительно: в Telegram или подобных публичных мессенджерах уже могут быть десятки рабочих чатов, контакты подрядчиков, история согласований, файлы, фото с площадок, боты и каналы оперативных уведомлений.

Если предложить сотрудникам «с понедельника перейти в новый мессенджер», процесс почти наверняка пойдет тяжело. Люди продолжат писать туда, где им привычнее, а компания получит не порядок, а ещё один бесполезный канал коммуникации.

Поэтому бизнесу нужно, чтобы сотрудники не начинали все с нуля, а рабочие процессы переехали в новый контур постепенно и без хаоса. В eXpress для этого предусмотрена быстрая и удобная миграция из Telegram. Администраторы могут переносить отдельные чаты или запускать массовый перенос, добавлять пользователей вручную или через Excel-файл, а существующих Telegram-ботов - адаптировать под новую среду.

Таким образом снижается сопротивление команды к изменениям. Сотрудники сохраняют привычные сценарии: личные и групповые чаты, каналы, треды, файлы, голосовые сообщения, звонки. При этом коммуникация постепенно переходит в корпоративный контур, где у компании появляется возможность управлять доступами, безопасностью и историей взаимодействий.

Мобильное рабочее место

Строительная площадка - не офис. Для «полевых» сотрудников, у которых нет стационарных компьютеров под рукой, ценность корпоративной платформы раскрывается тогда, когда она доступна на смартфоне и становится точкой входа в рабочие процессы.

В eXpress используется технология SmartApps - встроенные мини-приложения, через которые можно интегрировать мессенджер с почтой, календарем, постановщиком задач и различными внутренними системами (CRM, 1С, ЭДО и т.д.). На практике это может выглядеть так: инженер получает задачу на объекте, открывает нужный документ со смартфона, уточняет вопрос в чате и отправляет правки по почте. И все это из единого приложения без авторизации в нескольких системах.

Для компании мобильные рабочие места означают сокращение временных потерь на уточнения и согласования, меньше действий в «ручном» режиме и более быстрая реакция на потребности, возникающие на площадке.

Взаимодействие с подрядчиками и другими внешними участниками

В одном проекте могут участвовать генподрядчики, подрядчики, поставщики, проектировщики, консультанты. Корпоративная платформа позволяет выстроить управляемую модель: внутренние сотрудники работают в защищённом контуре, а внешние участники подключаются только к тем чатам и процессам, в которых они действительно нужны.

В eXpress для этого используется протокол Федерация, позволяющий взаимодействовать с пользователями из других компаний и публичными пользователями мессенджера. Партнеров можно подключать к чатам и видеовстречам без предоставления полного доступа во внутреннюю инфраструктуру компании.

Почему безопасность тоже важна

В строительстве и девелопменте через рабочие каналы проходят чувствительные данные: договоры, проектная документация, персональные данные клиентов, коммерческие условия, графики поставок и внутренняя отчетность.

Вопрос безопасности нельзя свести к чему-то одному. Важно все в комплексе:

· кто имеет доступ к чатам;
· какие данные видит участник обсуждения, может ли он делать скриншоты и загружать файлы на свое личное устройство;
· можно ли быстро отключить уволившегося сотрудника;
· где хранится история обсуждений;
· остаётся ли рабочая информация внутри корпоративного контура;
· можно ли разграничить роли сотрудников;
· соответствует ли решение внутренним и отраслевым требованиям ИБ.

В eXpress есть сквозное шифрование, криптоконтейнер на мобильных устройствах и ролевая модель управления доступами. Это помогает разделять рабочие пространства и ограничивать действия с информацией в зависимости от «роли» сотрудника или подрядчика, что особенно важно для компаний, которые работают с крупными объектами, государственными заказчиками, объектами критической инфраструктуры или строгими внутренними регламентами.

Что в результате

Сегодня современная коммуникационная платформа становится полноценной частью рабочей инфраструктуры, от которой зависят скорость принимаемых решений и общая управляемость проекта.

Именно поэтому такие решения, как eXpress, уже используются во многих строительных и девелоперских компаниях. Платформу можно развернуть на собственных серверах или в защищённом облаке, подключить внутренние системы и создать мобильные рабочие места, настроить работу с внешними участниками и перенести чаты из публичных мессенджеров. Решение включено в реестр отечественного ПО и имеет сертификат ФСТЭК России 4-го уровня доверия.

Да, коммуникационная платформа не заменит специализированные программы, которые используются в строительстве. Но она соберет всех участников проекта в едином защищенном и контролируемом контуре, повысит прозрачность и управляемость процессов бизнеса и защитит ключевые данные компании.