ПОРТАЛ О ЦИФРОВИЗАЦИИ НЕДВИЖИМОСТИ
Хотите высказаться? Напишите нам
Присылайте свои статьи и колонки для размещения на портале Digital Developer нам на почту hello@digitaldeveloper.ru
Журнал о PropTech

Как сократить срок предоставления смет с 7 дней до 1 дня?

Gectaro
— cервис для управления cтройкой и ремонтом. Помогает компаниям вести проекты в едином пространстве и зарабатывать больше. Клиент Gectaro, Тайм Стил, раскрывает результаты первого года работы в системе.

Автор кейса: Александр Панасенков, генеральный директор производственно-строительной компании Тайм Стил, головной офис который находится в Московской области, в Дубне.

Источник: Gectaro

О компании

Я работаю в строительном бизнесе около 30 лет. В девяностые годы решил заняться строительством квартир и выучился на каменщика. После развала Советского Союза вместе с приятелем организовал бригаду и поехал возводить дома на Угорске, в Шумском районе Тернопольской области Украины. В процессе освоил другие специальности, необходимые в этом бизнесе. Затем какое-то время я жил в Америке, где увидел, как бурно развивается производство стальных конструкций. Вернувшись в 2007 году в Россию, мы с партнером организовали подобное здесь — на тот момент стальные тонкостенные конструкции у нас в стране делали максимум пять компаний.

Сначала в «Тайм Стил» было всего пять сотрудников, сейчас в нашем штате больше шестидесяти человек. По финансовым показателям мы выросли в два раза за последние два года, сейчас обороты компании составляют 80 миллионов рублей в год. Мы работаем с B2B сегментом ( это наши основные клиенты), с B2C и выполняем государственные заказы.

За 14 лет существования компании мы выполнили больше 2000 проектов, а сейчас работаем одновременно с 30 заказами. В основном это некрупные объекты: частные дома, ангары, гаражи, гостиницы. Металлоконструкции мы отправляем по всей стране и небольшие партии — в Европу.

В этом году мы планируем масштабироваться — увеличить производственные площади, закупить новое оборудование. Мы хотим освоить другие рынки и больше работать в Европе.


Задачи и проблемы

Мы работаем в двух направлениях — продаем металлоконструкции и занимаемся строительством объектов. С первым проблем никогда не было, а в строительстве возникли трудности с составлением смет и ведением учета. 

Раньше мы занимались осмечиванием в профессиональных программах вроде «Гранд-сметы» — это трудно и долго, так что однажды мы потеряли клиента, который мог бы принести нам 500 000 рублей, из-за того, что он не дождался, когда мы покажем ему смету. После этого случая, который был не единичным, мы поняли, что пора принимать меры.

Внедрение и организация работы

Gectaro я нашел в интернете, когда всерьез озаботился решением проблемы с осмечиванием. В сервисе в первую очередь меня привлекла простота составления смет: во-первых, для осмечивания с помощью Gectaro не нужно нанимать профессионального сметчика. В сервисе нужно просто подставить нужные цифры, объемы и площади, а с этой задачей справятся менеджеры компании. Единственное, для чего не подходит Gectaro, — это для составления смет государственного образца, потому что в системе нет справочников с расценками ТЕР и ФЕР. Правда, эта проблема быстро решается за счет импорта готовой сметы из Гранд Сметы в Gectaro, если госзаказчик предоставляет смету для работы.

Кроме осмечивания в Gectaro мы строим диаграмму Ганта, к которой привязываем план и график работ нашей компании над разными проектами. В этой же программе мы контролируем количество строительных материалов, их приход и расход. Через Gectaro мы проводим заявки, поступающие от клиентов. Мы отслеживаем, сколько денег у нас потрачено на тот или иной объект, видим финансовый результат. Через Telegram-бот прораб и бригадир отмечают проделанную работу.

В Gectaro мы выбрали ежемесячный тариф, но скоро планируем заключить договор на год. Мы долго придерживались помесячной оплаты, чтобы досконально изучить программу. Вот уже год мы работаем в этом сервисе и провели через него примерно 50 проектов.

Результаты

Сократили срок составления и предоставления смет с 7 дней до 1 дня
Раньше мы долго считали смету и отвечали клиентам дольше недели, так что они нас не дожидались. Из-за этого мы потеряли несколько клиентов, каждый из которых мог бы принести нам не менее 500 000 рублей. Сейчас составление сметы занимает 1-2 дня.

Если процессы идут не по плану, мы обнаруживаем и регулируем отклонения день в день
Мы стали в режиме реального времени видеть, что происходит у нас на объектах, и отслеживать, успеваем ли мы уложиться в срок. Зная это, мы можем быстрее регулировать процессы, если отклоняемся от плана.

Сэкономили 20% рабочего времени и вложились в масштабирование
Отчетность стала прозрачнее, и мы перестали ходит из кабинета в кабинет, чтобы просить у коллег объяснить, почему не сходятся цифры. Мы сэкономили время, которое инвестировали в масштабирование компании.

Цифровизация Кейсы