В декабре 2022 года были проведены первые тестовые запуски нового упрощенного сервиса для автоматизации закупок малых предприятий от компании «Синтека». С какими запросами от небольших компаний приходится сталкиваться и как удалось создать недорогое, но эффективное IT-решение, в своей колонке рассказал Александр Марусей, продакт-менеджер сервиса mySnab.
Об идее цифрового продукта для малых застройщиков
Флагманская программа «Cynteka» предназначена для крупных девелоперов, она позволяет автоматизировать весь процесс снабжения строительства от момента создания заявки до получения материалов и оборудования на объекте. Но в какой-то момент у нас образовалось достаточное количество заинтересованных в автоматизации клиентов, которым не подходила программа из-за чрезмерного для их запросов функционала и, соответственно, не оправдывала бы затраченный на неё бюджет. Мы выстраивали и проверяли разнообразные гипотезы, выявляли потребности клиентов и пришли к самому рациональному на наш взгляд решению — созданию абсолютно нового продукта, который будет проще и дешевле.
Строители — наша целевая аудитория, на их боли мы и ориентировались. Условно, небольшая компания может состоять и из трёх человек, и из тринадцати, но документооборот и снабжение — чёрная дыра в стройке. Для понимания, алгоритм снабжения всегда примерно одинаков: получение счёта — согласование счёта — оплата — получение доставки. И каждый из этих этапов сопровождён колоссальными объемами бумаг и документов, которые чаще всего заполняются вручную. Документы переписываются, передаются от снабженца к директору и бухгалтеру и обратно, мокнут на стройке, теряются, а это всё — время и деньги. Самые продвинутые используют гугл диски, создают экселевские файлы, но это не спасает от хаоса в бумагах и датах. Именно этот момент нам и хотелось упростить, автоматизировать и тем самым избавить отрасль от лишних потерь.
Особенно мне запомнился один случай: компания настолько глубоко тонула в бумажной волоките из-за большой нагрузки, что информация об оплате попросту терялась и поставка оплачивалась повторно. Дважды. Одна и та же поставка. В крупных компаниях тоже случаются подобное и убытки насчитывают миллионы рублей.
Строители — наша целевая аудитория, на их боли мы и ориентировались. Условно, небольшая компания может состоять и из трёх человек, и из тринадцати, но документооборот и снабжение — чёрная дыра в стройке. Для понимания, алгоритм снабжения всегда примерно одинаков: получение счёта — согласование счёта — оплата — получение доставки. И каждый из этих этапов сопровождён колоссальными объемами бумаг и документов, которые чаще всего заполняются вручную. Документы переписываются, передаются от снабженца к директору и бухгалтеру и обратно, мокнут на стройке, теряются, а это всё — время и деньги. Самые продвинутые используют гугл диски, создают экселевские файлы, но это не спасает от хаоса в бумагах и датах. Именно этот момент нам и хотелось упростить, автоматизировать и тем самым избавить отрасль от лишних потерь.
Особенно мне запомнился один случай: компания настолько глубоко тонула в бумажной волоките из-за большой нагрузки, что информация об оплате попросту терялась и поставка оплачивалась повторно. Дважды. Одна и та же поставка. В крупных компаниях тоже случаются подобное и убытки насчитывают миллионы рублей.
Функционал, продиктованный потребностями
Мы понимали, что для малых строительных предприятий необходим интуитивно понятный и удобный в использовании продукт с минимумом настроек, который можно внедрить дистанционно. Так и появился “mySnab” – продукт для автоматизации процесса закупок, представляющий собой централизованный облачный сервис при поддержке мобильных приложений.
Запросы, которые удалось реализовать:
1. Автоматическая оцифровка счетов — сервис позволяет распознавать и загружать счета всех привычных форматов, разбирать его по кусочкам и работать уже не с картинкой, а конкретными полями;
2. Поиск внутри реестра (по ИНН и названию компании, номенклатуре, дате и т. д.);
3. Ускорение коммуникации внутри компании — сервисом организован удобный чат, доступный как на сайте, так и через мобильные приложения;
4. Усиление контроля на каждом этапе снабжения — всегда доступны точные даты согласования счёта или сроки и объёмы поставок;
5. Бюджетирования по статьям затрат и возможность указания ндс по позициям;
6. Возможность использования одного счета на несколько проектов, добавляя связку счёт — проект;
7. Прозрачность операций по счету;
8. Предоставление отчётности, позволяющей отследить плановое превышение бюджета.
Запросы, которые удалось реализовать:
1. Автоматическая оцифровка счетов — сервис позволяет распознавать и загружать счета всех привычных форматов, разбирать его по кусочкам и работать уже не с картинкой, а конкретными полями;
2. Поиск внутри реестра (по ИНН и названию компании, номенклатуре, дате и т. д.);
3. Ускорение коммуникации внутри компании — сервисом организован удобный чат, доступный как на сайте, так и через мобильные приложения;
4. Усиление контроля на каждом этапе снабжения — всегда доступны точные даты согласования счёта или сроки и объёмы поставок;
5. Бюджетирования по статьям затрат и возможность указания ндс по позициям;
6. Возможность использования одного счета на несколько проектов, добавляя связку счёт — проект;
7. Прозрачность операций по счету;
8. Предоставление отчётности, позволяющей отследить плановое превышение бюджета.
Проще — лучше?
«Cynteka» — так называемое коробочное решение, каждому клиенту оно устанавливается индивидуально, кто-то использует наши сервера, кто-то предпочитает свои. Но всегда это связка “клиент — программа”, каждую из которых мы обязаны поддерживать. Для нас это ещё один узел, в котором всё что угодно может пойти не так, «mySnab» же — централизованное облачное решение, это наш первый продукт построенный на микросервисах. До этого мы использовали монолиты, где весь код находился внутри. О плюсах и минусах можно спорить долго, но в их случае, если сбоит элемент — лежит всё. От этого нам хотелось уйти. В «mySnab» мы разделили зоны ответственности компонентов, чем однозначно облегчили процессы обновления и предоставили возможность работать со счетами и сохранять функциональность сервиса, даже если пользователи и чаты упали.
Микросервисная архитектура позволяет быстро отследить проблему до конкретного компонента. В случае с «mySnab» мы не передаем продукт на личный сервер клиента, что также облегчает обслуживание сервиса и внедрение новых функций. Мобильные приложения расширяют возможности использования нашего продукта «в полях», они берут на себя часть функций облачного сервиса и доступны на всех платформах. На данный момент основной функционал это: общий чат и возможность согласования счёта.
Микросервисная архитектура позволяет быстро отследить проблему до конкретного компонента. В случае с «mySnab» мы не передаем продукт на личный сервер клиента, что также облегчает обслуживание сервиса и внедрение новых функций. Мобильные приложения расширяют возможности использования нашего продукта «в полях», они берут на себя часть функций облачного сервиса и доступны на всех платформах. На данный момент основной функционал это: общий чат и возможность согласования счёта.
Сервис позволяет разделить клиентов по ролям и предоставить доступ только к необходимым для них возможностям, приёмщик не может открыть отчёты по бюджету, например, однако, наш анализ показал, что в небольших компаниях нет смысла строго регулировать процесс коммуникации при подтверждении счёта. Часто бывает так, что эта задача ложится на плечи снабженца. И несмотря на то, что сервис оснащен простым способом согласования, при необходимости от этого можно отказаться. Мы отталкивались от парадигмы – снабженец может сделать всё, в программе нет строгих ограничений, а прозрачности процессов позволяет добиться личная ответственность каждого сотрудника под учётной записью которого проводилась та или иная операция. История операций хранится в сервисе и доступна в любой момент для просмотра.
Больше материалов про цифровизацию строительства:
- Что такое PropTech и почему недвижимость отстает в инновациях
- Чем девелоперам заменить санкционный софт? 105 российских сервисов
- Тренды цифровизации строительства. Какие инструменты реально помогут цифровизироваться?
- Обзор digital-инструментов для застройщика: как меняется рынок, за какими системами будущее
Телеграм-канал DigitalDeveloper
Подпишитесь, чтобы читать новости, кейсы, исследования и обзоры IT-технологий на рынке недвижимости.
Подпишитесь, чтобы читать новости, кейсы, исследования и обзоры IT-технологий на рынке недвижимости.
