Первый этап работ – описать задачи.
В первой части мы рассматривали подходы (составление таблиц, фиксацию пожеланий), которыми специалисты организации пытаются выявить потребности организации в будущей системе. Наиболее правильным подходом будет описание бизнес-процессов «как есть» и «как должно стать». Список таких описаний и является тем документом, который стоит предоставить вендорам. Производители систем укажут, как с помощью их программного обеспечения могут быть решены эти задачи. А покупателю останется выбрать наиболее подходящую для себя методологию. Это наиболее правильный подход, в нем сравнивается не одна программа с другой по кнопочкам и функциям, а методологии решения задач. При этом вендоры не ограничены способом решения, который описал заказчик, что дает возможность предлагать наиболее прорывные решения.
Второй этап – отсекающие критерии.
Выбор будущей информационной системы должен быть согласован со стратегией развития компании в горизонте планирования 3-5 лет минимум. Исходя из этой стратегии и задач, для которых выбирается система, будут сформулированы отсекающие критерии. Системы, которые будут рассматриваться на следующем этапе работ, если они не проходят по этим критериям, не будут допущены к экспертной оценке.
Примеры таких критериев:
- соответствие требованиям российских нормативных актов, наличие системы в реестре отечественно ПО;
- требования по безопасности, независимость от иностранных вендоров;
- возможность размещения на серверах клиента;
- отсутствие ограничений по количеству пользователей (актуально для проектов, в которых заранее не известно точное количество пользователей)
- и др.
На этом этапе работ уместно сравнить и выбрать для себя лучшую техническую структуру среды общих данных. В данный момент можно выделить два распространенных на рынке способа построения СОД:
Первый — это клиент-серверная структура. Она представляет собой традиционное построение системы в виде сервера и клиентских мест, которые устанавливаются на ПК пользователей. Плюсом данной технологии является более широкий функционал. Минусами – слабая масштабируемость и высокая стоимость эксплуатации.
Второй способ построения СОД – использование «облачных» сервисов. Этот способ является следующим шагом в развитии информационных технологий. Его применению активно способствует наше государство. Облачный сервис представляет собой систему, которая разворачивается на выделенных серверах, расположенных в профессиональных ЦОДах или на серверах клиента. Пользователи получают доступ к системе посредством браузера на своих устройствах. Установка дополнительного ПО в этом случае не требуется. Плюсами данного способа являются быстрое разворачивание в проекте, возможность подключения к работе неограниченного числа лиц, работа из любого места и низкие издержки на эксплуатацию. Минусами – меньший, по сравнению с клиент-серверными системами, функционал.
Третий этап – сравнение альтернатив.
К началу этого этапа группа выбора уже обладает списком задач, для которых они выбирают систему, списком отсекающих критериев, а также есть определенность по технологической структуре будущей системы.
К списку задач следует применить принцип Парето. Практика применения различных информационных систем показывает, что пользователи, по большей части, пользуются минимальным количеством функций, которые обеспечивают выполнение требуемой работы. Мы можем выбрать 20% основных задач, для которых нужна система. Эти задачи составляют порядка 80% работы, которую нужно произвести пользователям системы. Сравнение систем следует проводить именно по этим 20% задач. Если этого будет недостаточно для выявления лучших альтернатив, то можно будет провести сравнение по дополнительным критериям. Обычно этого не требуется.
После применения принципа Парето к списку задач у нас должно остаться 5-7 основных задач. В этот список следует добавить критерии оценки стоимости приобретении и стоимости эксплуатации системы.
Для сравнения отобранных систем можно воспользоваться одним из способов:
- если в списке к сравнению 2-3 системы, то следует использовать метод парного сравнения. Одна из систем берется в качестве базовой и с ней сравнивается альтернативная система по существующему списку критериев и задач. Если по совокупности результатов альтернативная система оказывается лучше, то ее принимают за базовую и сравнивают со следующей альтернативой.
- если к сравнению у нас три и более системы, то следует использовать метод бальной или взвешенной оценки. В этом случае составляется таблица, где в строках указываются отобранные задачи и критерии, присваивается «вес» этому критерию (сумма «весов» составляет 100%), а в столбцах указываются альтернативные системы. Эксперты проводят работу по оценке представленных способов решения задач и дают оценку. В результате мы можем получить или одну таблицу, где уже указаны усредненные оценки экспертов, или несколько таблиц от каждого эксперта, которые нужно будет привести к средним значениям. Подробней данный метод оценки описан в статье Щеглова [12]
На основе этого отбора принимается решение о выборе системы или систем. Выбор не обязательно должен включать только одну систему.
Четвертый этап – тестирование.
Когда работа по выбору возможных информационных систем проведена, следует провести реальное тестирование системы. Обычно вендоры дают возможность протестировать свои системы в течение 2-4 недель бесплатно. Практика показывает, что подобное тестирование дает мало информации. Будущие пользователи не проводят тестирование реальных бизнес-процессов в системе, а количество тестирующих — это обычно один человек, что совершенно не подходит для тестирования систем класса СОД. Среда общих данных — это такая система, которая затрагивает работу большинства сотрудников организации участника проекта объекта капитального строительства. Лучшей практикой является тестирование системы на реальном проекте. Таким образом покупатель получит реальный опыт применения системы относительно своей организации. Хорошо, если система СОД имеет возможность приобретения лицензий по проектам. В этом случае для тестирования на одном проекте будет достаточно приобрести одну лицензию и подключить всех необходимых пользователей своей организации и подрядчиков. Не стоит боятся купить ограниченное количество лицензий, от которых в будущем откажитесь. Гораздо хуже купить систему целиком на организацию и в процессе эксплуатации понять, что она вас не устраивает.
Заключение
Если описанный подход по выбору информационной системы показался вам слишком затратным или не представляется возможным выделить достаточное время у сотрудников собственной организации, следует рассмотреть возможность привлечения компаний, которые профессионально занимаются выбором и внедрением определенных систем. На рынке информационных систем такие компании называются интеграторами. При этом внутри вашей компании, в любом случае, должна существовать группа выбора системы, но большое количество рутинной работы возьмет на себя интегратор.
Правильно организованный выбор информационной системы позволит значительно упростить последующее внедрение. В значительной степени будет снижено сопротивление изменениям внутри коллектива. Потратив время и приложив усилия на этапе выбора, мы сильно снижаем вероятность сделать неправильный выбор. Внедрение системы, которая не подходит для нужд компании, это большие финансовые, временные и репутационные потери. Важно сохранить серьезность подхода и на этапе внедрения выбранной системы. При малейшем ослаблении контроля процесса внедрения системы начинает нарастать поток требований самого разного характера, часто бесполезных с точки зрения эффективности бизнеса. [13] При этом каждая успешно внедренная инновация — это успешное развитие организации. Системы класса среда общих данных позволяют получать существенные выгоды для организации и срок их окупаемости короткий.
Библиография
1. Васильева, Н. В. Проблемные аспекты цифровизации строительной отрасли / Н. В. Васильева, И. А. Бачуринская // Вестник Алтайской академии экономики и права. – 2018. – № 7. – С. 39-46. – EDN YUDSQP.
2. Провоторов, И. А. Актуальные направления цифровизации строительной отрасли / И. А. Провоторов, А. В. Вторников // Цифровая и отраслевая экономика. – 2020. – № 2(19). – С. 126-129. – EDN FTIMNX.
3. Соболевская, Т. Г. Влияние цифровизации экономики на систему менеджмента современного предприятия / Т. Г. Соболевская // Экономика: вчера, сегодня, завтра. – 2019. – Т. 9, № 10-1. – С. 165-171. – DOI 10.34670/AR.2020.92.10.019. – EDN WUYWCV.
4. Савенко, А. И. Среда общих данных при реализации строительных объектов с применением BIM / А. И. Савенко, П. В. Черенков // CAD & GIS for roads. – 2019. – № 2(13). – С. 4-11. – DOI 10.17273/CADGIS.2019.2.1. – EDN YCCEZG.
5. Профессиональный стандарт "Специалист в сфере информационного моделирования в строительстве"
URL: https://classinform.ru/profstandarty/16.151-cpetcialist-v-sfere-informatcionnogo-modelirovaniia-v-stroitelstve.html (Дата обращения 11.05.2023г).
6. Цифровая экономика: проблема образования в России / Ю. В. Забайкин, Е. В. Красавина, В. А. Сологуб, И. А. Хашева // Управление образованием: теория и практика. – 2022. – № 7(54). – С. 15-21. – DOI 10.25726/z7715-2443-9897-h. – EDN PXXWYD.
7. Провоторов, И. А. Актуальные направления цифровизации строительной отрасли / И. А. Провоторов, А. В. Вторников // Цифровая и отраслевая экономика. – 2020. – № 2(19). – С. 126-129. – EDN FTIMNX.
8. Проблема выбора методов сбора требований и обоснование их использования на этапах разработки автоматизированных информационных систем / О. С. Шевцова, Л. А. Юнина, А. С. Шевцов, Л. З. Давлеткиреева // МОЛОДЕЖНАЯ НАУКА КАК ФАКТОР и РЕСУРС ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ : сборник статей Международной научно-практической конференции, Петрозаводск, 10 мая 2020 года. – Петрозаводск: Международный центр научного партнерства «Новая Наука», 2020. – С. 19-23. – EDN UDKBLF.
9. Грабовый, П. Г. Методические основы выбора информационной системы корпоративного управления проектами / П. Г. Грабовый, А. В. Иванов // Недвижимость: экономика, управление. – 2019. – № 3. – С. 17-21. – EDN FTHJEZ.
10. Кузнецов, Д. А. Влияние лидерства на внедрение инноваций в организации / Д. А. Кузнецов // Конкурентоспособность территорий : Материалы XX Всероссийского экономического форума молодых ученых и студентов. В 8-ми частях, Екатеринбург, 27–28 апреля 2017 года / Ответственные за выпуск Я.П. Силин, Е.Б. Дворядкина. Том Часть 2. – Екатеринбург: Уральский государственный экономический университет, 2017. – С. 122-125. – EDN UPJYNC.
11. Шалев, Е. Г. Расширенная RACI матрица как инструмент управления персоналом в организации / Е. Г. Шалев // Интернаука. – 2023. – № 6-2(276). – С. 59-62. – EDN VCVGUP.
12. Щеглов, Д. К. Методология выбора корпоративных информационных систем в условиях цифровой трансформации организации оборонно-промышленного комплекса / Д. К. Щеглов // Вестник Концерна ВКО "Алмаз – Антей". – 2021. – № 4(39). – С. 7-24. – DOI 10.38013/2542-0542-2021-4-7-24. – EDN DGUVYS.
13. Иванченко, А. В. Роль экспертных систем при выборе и внедрении автоматизированных информационных систем на предприятии / А. В. Иванченко, А. В. Мельников // Приоритетные научные направления: от теории к практике. – 2013. – № 4. – С. 59-63. – EDN RDYFFZ.
В первой части мы рассматривали подходы (составление таблиц, фиксацию пожеланий), которыми специалисты организации пытаются выявить потребности организации в будущей системе. Наиболее правильным подходом будет описание бизнес-процессов «как есть» и «как должно стать». Список таких описаний и является тем документом, который стоит предоставить вендорам. Производители систем укажут, как с помощью их программного обеспечения могут быть решены эти задачи. А покупателю останется выбрать наиболее подходящую для себя методологию. Это наиболее правильный подход, в нем сравнивается не одна программа с другой по кнопочкам и функциям, а методологии решения задач. При этом вендоры не ограничены способом решения, который описал заказчик, что дает возможность предлагать наиболее прорывные решения.
Второй этап – отсекающие критерии.
Выбор будущей информационной системы должен быть согласован со стратегией развития компании в горизонте планирования 3-5 лет минимум. Исходя из этой стратегии и задач, для которых выбирается система, будут сформулированы отсекающие критерии. Системы, которые будут рассматриваться на следующем этапе работ, если они не проходят по этим критериям, не будут допущены к экспертной оценке.
Примеры таких критериев:
- соответствие требованиям российских нормативных актов, наличие системы в реестре отечественно ПО;
- требования по безопасности, независимость от иностранных вендоров;
- возможность размещения на серверах клиента;
- отсутствие ограничений по количеству пользователей (актуально для проектов, в которых заранее не известно точное количество пользователей)
- и др.
На этом этапе работ уместно сравнить и выбрать для себя лучшую техническую структуру среды общих данных. В данный момент можно выделить два распространенных на рынке способа построения СОД:
Первый — это клиент-серверная структура. Она представляет собой традиционное построение системы в виде сервера и клиентских мест, которые устанавливаются на ПК пользователей. Плюсом данной технологии является более широкий функционал. Минусами – слабая масштабируемость и высокая стоимость эксплуатации.
Второй способ построения СОД – использование «облачных» сервисов. Этот способ является следующим шагом в развитии информационных технологий. Его применению активно способствует наше государство. Облачный сервис представляет собой систему, которая разворачивается на выделенных серверах, расположенных в профессиональных ЦОДах или на серверах клиента. Пользователи получают доступ к системе посредством браузера на своих устройствах. Установка дополнительного ПО в этом случае не требуется. Плюсами данного способа являются быстрое разворачивание в проекте, возможность подключения к работе неограниченного числа лиц, работа из любого места и низкие издержки на эксплуатацию. Минусами – меньший, по сравнению с клиент-серверными системами, функционал.
Третий этап – сравнение альтернатив.
К началу этого этапа группа выбора уже обладает списком задач, для которых они выбирают систему, списком отсекающих критериев, а также есть определенность по технологической структуре будущей системы.
К списку задач следует применить принцип Парето. Практика применения различных информационных систем показывает, что пользователи, по большей части, пользуются минимальным количеством функций, которые обеспечивают выполнение требуемой работы. Мы можем выбрать 20% основных задач, для которых нужна система. Эти задачи составляют порядка 80% работы, которую нужно произвести пользователям системы. Сравнение систем следует проводить именно по этим 20% задач. Если этого будет недостаточно для выявления лучших альтернатив, то можно будет провести сравнение по дополнительным критериям. Обычно этого не требуется.
После применения принципа Парето к списку задач у нас должно остаться 5-7 основных задач. В этот список следует добавить критерии оценки стоимости приобретении и стоимости эксплуатации системы.
Для сравнения отобранных систем можно воспользоваться одним из способов:
- если в списке к сравнению 2-3 системы, то следует использовать метод парного сравнения. Одна из систем берется в качестве базовой и с ней сравнивается альтернативная система по существующему списку критериев и задач. Если по совокупности результатов альтернативная система оказывается лучше, то ее принимают за базовую и сравнивают со следующей альтернативой.
- если к сравнению у нас три и более системы, то следует использовать метод бальной или взвешенной оценки. В этом случае составляется таблица, где в строках указываются отобранные задачи и критерии, присваивается «вес» этому критерию (сумма «весов» составляет 100%), а в столбцах указываются альтернативные системы. Эксперты проводят работу по оценке представленных способов решения задач и дают оценку. В результате мы можем получить или одну таблицу, где уже указаны усредненные оценки экспертов, или несколько таблиц от каждого эксперта, которые нужно будет привести к средним значениям. Подробней данный метод оценки описан в статье Щеглова [12]
На основе этого отбора принимается решение о выборе системы или систем. Выбор не обязательно должен включать только одну систему.
Четвертый этап – тестирование.
Когда работа по выбору возможных информационных систем проведена, следует провести реальное тестирование системы. Обычно вендоры дают возможность протестировать свои системы в течение 2-4 недель бесплатно. Практика показывает, что подобное тестирование дает мало информации. Будущие пользователи не проводят тестирование реальных бизнес-процессов в системе, а количество тестирующих — это обычно один человек, что совершенно не подходит для тестирования систем класса СОД. Среда общих данных — это такая система, которая затрагивает работу большинства сотрудников организации участника проекта объекта капитального строительства. Лучшей практикой является тестирование системы на реальном проекте. Таким образом покупатель получит реальный опыт применения системы относительно своей организации. Хорошо, если система СОД имеет возможность приобретения лицензий по проектам. В этом случае для тестирования на одном проекте будет достаточно приобрести одну лицензию и подключить всех необходимых пользователей своей организации и подрядчиков. Не стоит боятся купить ограниченное количество лицензий, от которых в будущем откажитесь. Гораздо хуже купить систему целиком на организацию и в процессе эксплуатации понять, что она вас не устраивает.
Заключение
Если описанный подход по выбору информационной системы показался вам слишком затратным или не представляется возможным выделить достаточное время у сотрудников собственной организации, следует рассмотреть возможность привлечения компаний, которые профессионально занимаются выбором и внедрением определенных систем. На рынке информационных систем такие компании называются интеграторами. При этом внутри вашей компании, в любом случае, должна существовать группа выбора системы, но большое количество рутинной работы возьмет на себя интегратор.
Правильно организованный выбор информационной системы позволит значительно упростить последующее внедрение. В значительной степени будет снижено сопротивление изменениям внутри коллектива. Потратив время и приложив усилия на этапе выбора, мы сильно снижаем вероятность сделать неправильный выбор. Внедрение системы, которая не подходит для нужд компании, это большие финансовые, временные и репутационные потери. Важно сохранить серьезность подхода и на этапе внедрения выбранной системы. При малейшем ослаблении контроля процесса внедрения системы начинает нарастать поток требований самого разного характера, часто бесполезных с точки зрения эффективности бизнеса. [13] При этом каждая успешно внедренная инновация — это успешное развитие организации. Системы класса среда общих данных позволяют получать существенные выгоды для организации и срок их окупаемости короткий.
Библиография
1. Васильева, Н. В. Проблемные аспекты цифровизации строительной отрасли / Н. В. Васильева, И. А. Бачуринская // Вестник Алтайской академии экономики и права. – 2018. – № 7. – С. 39-46. – EDN YUDSQP.
2. Провоторов, И. А. Актуальные направления цифровизации строительной отрасли / И. А. Провоторов, А. В. Вторников // Цифровая и отраслевая экономика. – 2020. – № 2(19). – С. 126-129. – EDN FTIMNX.
3. Соболевская, Т. Г. Влияние цифровизации экономики на систему менеджмента современного предприятия / Т. Г. Соболевская // Экономика: вчера, сегодня, завтра. – 2019. – Т. 9, № 10-1. – С. 165-171. – DOI 10.34670/AR.2020.92.10.019. – EDN WUYWCV.
4. Савенко, А. И. Среда общих данных при реализации строительных объектов с применением BIM / А. И. Савенко, П. В. Черенков // CAD & GIS for roads. – 2019. – № 2(13). – С. 4-11. – DOI 10.17273/CADGIS.2019.2.1. – EDN YCCEZG.
5. Профессиональный стандарт "Специалист в сфере информационного моделирования в строительстве"
URL: https://classinform.ru/profstandarty/16.151-cpetcialist-v-sfere-informatcionnogo-modelirovaniia-v-stroitelstve.html (Дата обращения 11.05.2023г).
6. Цифровая экономика: проблема образования в России / Ю. В. Забайкин, Е. В. Красавина, В. А. Сологуб, И. А. Хашева // Управление образованием: теория и практика. – 2022. – № 7(54). – С. 15-21. – DOI 10.25726/z7715-2443-9897-h. – EDN PXXWYD.
7. Провоторов, И. А. Актуальные направления цифровизации строительной отрасли / И. А. Провоторов, А. В. Вторников // Цифровая и отраслевая экономика. – 2020. – № 2(19). – С. 126-129. – EDN FTIMNX.
8. Проблема выбора методов сбора требований и обоснование их использования на этапах разработки автоматизированных информационных систем / О. С. Шевцова, Л. А. Юнина, А. С. Шевцов, Л. З. Давлеткиреева // МОЛОДЕЖНАЯ НАУКА КАК ФАКТОР и РЕСУРС ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ : сборник статей Международной научно-практической конференции, Петрозаводск, 10 мая 2020 года. – Петрозаводск: Международный центр научного партнерства «Новая Наука», 2020. – С. 19-23. – EDN UDKBLF.
9. Грабовый, П. Г. Методические основы выбора информационной системы корпоративного управления проектами / П. Г. Грабовый, А. В. Иванов // Недвижимость: экономика, управление. – 2019. – № 3. – С. 17-21. – EDN FTHJEZ.
10. Кузнецов, Д. А. Влияние лидерства на внедрение инноваций в организации / Д. А. Кузнецов // Конкурентоспособность территорий : Материалы XX Всероссийского экономического форума молодых ученых и студентов. В 8-ми частях, Екатеринбург, 27–28 апреля 2017 года / Ответственные за выпуск Я.П. Силин, Е.Б. Дворядкина. Том Часть 2. – Екатеринбург: Уральский государственный экономический университет, 2017. – С. 122-125. – EDN UPJYNC.
11. Шалев, Е. Г. Расширенная RACI матрица как инструмент управления персоналом в организации / Е. Г. Шалев // Интернаука. – 2023. – № 6-2(276). – С. 59-62. – EDN VCVGUP.
12. Щеглов, Д. К. Методология выбора корпоративных информационных систем в условиях цифровой трансформации организации оборонно-промышленного комплекса / Д. К. Щеглов // Вестник Концерна ВКО "Алмаз – Антей". – 2021. – № 4(39). – С. 7-24. – DOI 10.38013/2542-0542-2021-4-7-24. – EDN DGUVYS.
13. Иванченко, А. В. Роль экспертных систем при выборе и внедрении автоматизированных информационных систем на предприятии / А. В. Иванченко, А. В. Мельников // Приоритетные научные направления: от теории к практике. – 2013. – № 4. – С. 59-63. – EDN RDYFFZ.
