Контроль за нагрузкой и отслеживание закрытия рабочих задач — одни из основных задач современного менеджера. Соблюдение сроков, бюджетов и контроль завершения этапов строительства в срок — краеугольный камень в девелопменте. Вадим Прошин, заместитель генерального директора по организационному развитию и трансформации MR Group рассказал об особенностях эффективного управления девелоперскими проектами с использованием task management сервисов.
Контроль на всех этапах
Для успешного ведения бизнеса необходимо эффективно управлять проектами, следить за затратами, грамотно ставить задачи, руководить их исполнением, следить за временем. В этом и помогают системы управления проектами, трекеры команд и таск-менеджеры.
Цифровые решения для девелоперов сегодня — неотъемлемая часть контроля на всех этапах реализации проектов: от расчета себестоимости потенциального объекта и затрат ресурсов до оптимизации процесса строительства и постпродажного обслуживания клиентов.
Система управления проектом — это инструмент, который, с одной стороны, помогает повысить вовлечение и персональную результативность сотрудников, и добиться лучшего эффекта в командной работе, а с другой — дает возможность руководителям принимать рациональные и своевременные управленческие решения. Такие программы упрощают рабочий процесс, облегчают краткосрочное и длительное планирование, помогают отслеживать выполнение задач в строго установленный тайминг, иными словами, вести деятельность по управлению проектом наиболее эффективным образом.
Цифровые решения для девелоперов сегодня — неотъемлемая часть контроля на всех этапах реализации проектов: от расчета себестоимости потенциального объекта и затрат ресурсов до оптимизации процесса строительства и постпродажного обслуживания клиентов.
Система управления проектом — это инструмент, который, с одной стороны, помогает повысить вовлечение и персональную результативность сотрудников, и добиться лучшего эффекта в командной работе, а с другой — дает возможность руководителям принимать рациональные и своевременные управленческие решения. Такие программы упрощают рабочий процесс, облегчают краткосрочное и длительное планирование, помогают отслеживать выполнение задач в строго установленный тайминг, иными словами, вести деятельность по управлению проектом наиболее эффективным образом.
Личные и групповые задачи
Система управления проектами позволяет руководителю или менеджеру проекта ставить личные и групповые задачи, разделять их на этапы и более прозрачно контролировать выполнение. Сервисов, которые позволяют отслеживать отдельные задачи, на рынке много. Некоторые работают самостоятельно, некоторые — интегрированы в другие программы, например, CRM-системы или конфигурации 1С, но этого всего недостаточно.
— Для девелопера одна из ключевых тем — это сроки реализации проекта. Особенно, когда проектов много и уследить за всеми сроками без системного подхода очень сложно. Система управления проектом позволяет понять, условно, как на приборной панели в машине, какой статус проекта в целом, все ли показатели в пределах нормы, и куда стоит обратить внимание, при этом важно, чтобы приборная панель не была перегружена для восприятия. Чтобы эффективно управлять проектами в девелопменте, стоит учитывать не только временные и ресурсные ограничения, но и сложности площадки, инженерию, фасады и прочее.
Управление проектом происходит через сроки, объемы, деньги. Через эти параметры начинаем управлять проектом, то есть в идеологическом режиме начинаем понимать, в каком моменте находимся, что нужно сделать быстрее, отстаем или идем по графику. Например, такой подход планируем применять в управлении и реализации многих наших проектов как в сегментах бизнес-класса — Метрополия, City Bay, Селигер Сити, так и в премиальных проектах, в частности Famous, Hide, Symphony 34, — комментирует Вадим Прошин.
Адаптация команды
Адаптация команды к новым условиям взаимодействия и к новым бизнес-процессам требует перезагрузки и изменения многих процессов внутри компании и занимает длительное время. Использование системы управления проектом (СУП) повышает прозрачность всех процессов взаимодействия членов команды, для руководителей и для компании это очевидная выгода, а для сотрудников — дополнительная нагрузка на первом этапе для адаптации к новым правилам игры. Но в перспективе они получают преимущества от использования, так как пропадает необходимость лишний раз отчитываться перед руководителем проекта по текущим активностям и статусам, все наглядно и прозрачно.
Эффективная коммуникация
С таким подходом повышается эффективность коммуникации на проекте между всеми участниками, результативность и, как следствие, улучшается качество продукта.
— Очень важно при управлении проектами опираться как на компетенции отдельных сотрудников и устоявшиеся подходы к работе, так и на используемые в компании бизнес-процессы, чтобы все были единой командой и была синергия работы всех задействованных на проекте подразделений и компетенций на общий результат. Что касается бизнес-процессов, то их придется существенно переработать и оптимизировать, прежде чем идти в цифровизацию. В остальном же при работе над проектами опираться надо не только на сроки и ресурсы, но и грамотно контролировать взаимодействие подразделений и команд, и не забывать о регулирующих воздействиях на работу.
Здесь нужно четко понимать последовательность бизнес-процессов, фиксировать зоны ответственности участников, чтобы выстроить проектную работу наиболее эффективным образом.
И надо быть готовым к тому, что подходы со временем меняются, изменяется вес определенных факторов на проекте, развиваются технологии, необходимо своевременно адаптировать и модифицировать бизнес-процессы, и уже с учетом этого дорабатывать инструменты цифровизации. В нашей компании, мы заканчиваем формирование новой методологии управления проектами, которую разрабатывали для себя. Это будет структурированная, четкая последовательность действий всех необходимых участников рабочего процесса с фиксацией результатов каждого ключевого этапа работы — при этом стоит всегда помнить, что все полученные результаты и принятые управленческие решения динамически отражаются на конечных результатах проекта, дают возможность заранее понимать, какие вызовы предстоят, и органично менять подходы и тактику в работе.
Также можно будет ретроспективно проанализировать, какие решения были правильными и наоборот, на что нужно будет обратить внимание в похожих ситуациях при работе с другими проектами. Все это необходимо для принятия своевременных корректных управленческих решений, да и в целом для понимания ситуации и управления проектами, — комментирует Вадим Прошин.
Если все участники в компании готовы к изменениям и понимают, что будут активно участвовать в процессах и технологиях управления проектами, то использование программных продуктов и автоматизация деятельности работы с проектами обязательно увенчается успехом.
