Как команда ФинГрад решила проблему застройщика с отсутствием достоверной информации о дебиторской и кредиторской задолженности, невозможностью контролировать движение денежных средств и реальных складских запасов.
О клиенте
Строительный холдинг из Узбекистана. Состоит из двух юридических лиц.
Первое направление бизнеса: строительство домов под ключ в концепции Умный дом — дома премиум класса с продуманными и технологичными решениями. Второе направление: поиск и закупка строительных материалов. В том числе, гаджетов для умных домов. В год сдают 7-12 проектов. Структура компании: 2 юрлица, 4 ЦФО — торговля, транспорт, оказание услуг и управляющая компания.
Проблема — нет достоверной информации о дебиторской/кредиторской задолженности, невозможно контролировать движение денежных средств и реальных складских запасов.
Задача — минимизировать ручной ввод данных, объединить их в одной системе, внедрить отчетность актуальную на дату формирования отчетов, настроить аналитику по материальных запасам, дебиторке/кредиторке.
Решение
Первое: взяли деньги под контроль
Настроили более 10 форм ввода данных: от кассы и банковской выписки до сложно настроенных форм ввода международных поставок, отнесения расходов на заказчика и формы расчета заработной платы.
Кассу и банковские выписки перенесли в ФинГрад. Настроили конвертацию валют — узбекский сум и доллары. Построили ДДС — стало видно, на что уходят деньги. Завели подотчет и сделали сверку с подотчетом — отчеты подотчетных лиц. Сверка с кассой показывает на что уходят деньги в реальном времени.
Второе: после анализа движения денег ввели отчеты для контроля различных бизнес-процессов
Форма международной поставки собирает информацию о закупочных ценах, таможенных и транспортировочных расходах. После закрытия поставки по триггерной проводке происходит распределение на себестоимость материалов всех расходов на поставку. Данные международной поставки объединены в одной форме: одновременно себестоимость товара в закупке и расходы на поставку.
Через ОСВ Материалов в аналитике международной поставки видно, как изменилась цена товара с учетом распределения всех расходов на поставку.
В форму отнесения на заказчика попадают расходы в цене реализации по счетам 62-90. Система автоматически создает проводки 10-62 с подсчетом и отнесением средней себестоимости.
Форма для заработной платы на основе ФИО сотрудника и количества отработанных им дней в месяц рассчитает заработную плату с учетом помесячного и посменного начисления и начисления в разных валютах. Расчет по производственному календарю Узбекистана.
Большую долю движения денег в компании составляют расчеты с подотчетными лицами, которые производят закупки и работы. Поэтому для контроля этого блока создали форму сверки средств подотчетных лиц. Добавили разбивку по аналитикам Период, Тип расхода и само Подотчетное лицо для детализации сумм и сопоставления их с актом сверки для заказчика.
Результат
Перенесли исторические данные в ФинГрад. У клиента появилась полная и актуальная картина о движении денежных средств, дебиторке/кредиторке. Виден финансовый результат по каждому проекту и направлению бизнеса.
При переносе данных из разрозненных Excel файлов в ФинГрад обнаружили, что необходимо внедрять унифицированные справочники для автоматизации и систематизации учета материалов. Почти все операции проходят через подотчет — работы, материалы, транспортировка. Важно, чтобы каждое подотчетное лицо вносило данные одинаково. Только так возможно проводить сквозной анализ движения материалов и остатков на складах. Для решения этой задачи клиент подключил МойСклад и интеграцию с ФинГрад.
Размер бизнеса клиента позволяет решать первичные задачи учета в Excel. Но когда на них накладывается мультивалютный учет, контроль дебиторки и рост бизнеса, автоматизация решает сразу две задачи:
- обработка большого количества информации в единой системе;
- принятие верных управленческих решений на основе достоверных данных.
