Переговоры, звонки и встречи — почему девелоперы и поставщики не спешат автоматизировать закупки?

Закупки — один из малоосвещённых процессов в строительном цикле объекта. Директор по управлению девелоперскими проектами «Голос.Девелопмент», Антон Амелин рассказал в интервью, почему в этом направлении высока консервативность застройщиков, как различные сервисы могут спасти от лишних трат и путаницы в материалах и как будет осуществляться процесс закупок в будущем.

Закупочный процесс начинается на стадии проектирования. Проектировщики предоставляют нам информационную модель и спецификации, благодаря которым мы создаём ведомости объемов работ и материалов, в том числе с помощью BIM-калькулятора. Далее мы загружаем их в систему управления закупками, которая у нас настроена на базе 1С: Управление строительной организацией, мы её называем системой управления Голос.Строительство. Это наше генподрядное подразделение, которое управляет именно строительным процессом. Оно отвечает за сроки, качество и себестоимость, соответственно за все закупки.

Доля стоимости материалов, которые мы закупаем собственными силами — 80%, остальное закупают Подрядчики. У нас есть управление материально-технического обеспечения, которое включает в себя несколько отделов, сопровождающих закупочную деятельность. Производственно-расчётный отдел сталкивается с ведомостями объёмов работы и материалов, обладает компетенциями перевода строительных чертежей и рабочей документации с помощью BIM-калькулятора или обычных Excel-файлов в ведомости для закупок, так называемые лимитно-заборные ведомости. На основании этих ведомостей и графиков проектов начальники строительных комплексов формируют графики производства работ и поставок. Эти графики поступают в отдел комплектации и в договорной отдел: отдел комплектации покупает только материалы и услуги спецтехники, договорной отдел заключает договоры с подрядчиками. В этих договорах могут присутствовать материалы заказчика и подрядчика. Здесь мы уже торгуемся: если по стоимости у подрядчика материалы стоят плюс-минус столько же, то поставкой они занимаются самостоятельно. Если мы видим, что срок поставки материалов большой, или эти материалы, в связи с последними событиями, невозможно купить, или их можно купить, но, в связи с производственным графиком, необходимо здесь и сейчас искать аналоги, снабжение, не дожидаясь информации о том, кто будет подрядчиком, не дожидаясь официальной заявки на закупку, самостоятельно ищет необходимые материалы, проводит конкурс и формирует заказ поставщику.

Как это происходит? Снабжение может проводить конкурс разными способами: есть, например, закрытый способ, когда заявки отправляются на заводы, у нас со многими выстроены взаимоотношения напрямую, без дилеров или поставщиков. Есть какая-то конкретная продукция, мы отправляем заявку официальному дилеру и на завод, согласовываем график поставки, объектную стоимость, осуществляем предоплату, выстраиваем график поставки. Далее уведомляем, кто будет получателем материалов, скидываем контакты — здесь никакой автоматизации нет.

Да, здесь всё по-старому, нужно позвонить на завод, учитывая текущую загрузку заводов по настоящему «выбить» квоты. Года два-три назад никто про эти квоты не рассуждал, и всё было нормально, у всех хватало материала, а у заводов — мощностей, чтобы всё это произвести. Потом начался строительный бум, материалов стало недоставать. А ещё позже у нас закрылись поставки всех привычных европейских материалов, мы переориентировались на другие страны. В целом, ситуация на рынке такая, что материалов не хватает на все стройки.

У каждого свои потребности, у каждого не хватает своего материала. Мы сейчас договариваемся с заводами заранее: чтобы летом запланировать поставку в большом объёме материалов, ведём переговоры уже в начале года или даже в конце предыдущего. В первом квартале стараемся оплатить эти материалы, чтобы не возникло неопределённости. Срыв срока поставки приводит к срыву производственного графика, а простой на стройке стоит очень дорого. В таких случаях мы не говорим об автоматизации, здесь играют роль партнёрские деловые отношения, переписка, переговоры, встречи, торги на уровне осознанности, справедливости, лояльности друг к другу. Когда вы 5 лет вместе, есть желание и дальше сотрудничать, сдерживать цены и обеспечивать объёмы.

Нет автоматизации — нет проблемы, и объём таких процессов небольшой, потому что это — личные переговоры, они часто проходят на уровне высших руководителей. Где-то подключают директоров компаний, руководителей департаментов продаж по региону. Здесь особо не нужна автоматизация. Для того чтобы провести переговоры по поставкам на год вперёд, нужно понимать объёмы потребления. Пока их можно только спрогнозировать, ведь в стройке сейчас такая динамика, что рабочие чертежи выпускаются и сразу улетают в работу.

У нас в стране нет столько проектировщиков, чтобы обеспечить проектной документацией всех девелоперов заранее, за год, чтобы мы распланировали свои графики строительства, закупок — такого не существует. На этапе эскизного проектирования мы, понимая, какие объекты, в какой стадии будут строиться, через информационную модель, через калькуляторы можем вывести коэффициенты материалоёмкости на эти объёмы и площади, даже если нет рабочей документации. Вот для чего нам нужен был в том числе BIM-калькулятор. Мы его зачастую используем не столько для того чтобы повысить точность бюджета определённого объекта, а для того чтобы внести туда основные параметры будущего здания, основные площади. Хватает до 20 параметров, чтобы определить объём 40 основных элементов, которые формируют 70% строительной себестоимости.

Конечно, есть. Мы её оцениваем примерно в 20–30% и, соответственно, делаем на эту оценку резерв. Поясню, что это значит. Мы говорим так: «Коллеги, мы составили свои планы потребности в материалах, финансировании с погрешностью 30%, давайте эти 30% накинем, а потом, в пути актуализации информационной модели, рабочей документации разберёмся, как мы угадали». Эти 20–30% — из практики. Сейчас процент уже меньше, научились больше параметров на старте оценивать и уточнять бюджет. У каждого девелопера свой подход: кто-то делает относительно типовое, а кто-то каждый раз изобретает новое. Мы масштабируем проекты, но у нас нет похожих. Есть ЖК, где даже конструктивы различаются, то есть у нас нет таких случаев, чтобы хотя бы на 80% совпадал конструктив, продуктовые решения, благоустройство, МАФы, сервисы, которые мы туда внедряем, инженерное оборудование. Поэтому у нас есть такая погрешность, это тот резерв, который мы закладываем.

Да, это три базовых направления. При этом можно приобретать много разных сопутствующих услуг. Что касается этапа эскизного проектирования и годовых закупок, где проходят большие тендеры на крупные суммы, там автоматизация самого по себе закупочного механизма даже не нужна. Нужна дальше, когда появляется рабочая документация, и уже появился подрядчик, проходят тендеры на большие и мелкие партии, мелкоштучные материалы, когда поставщики уже начинают между собой соревноваться… Мы с заводами согласовали определённую цену, необходимую для наших объектов, и далее поставщики, которые непосредственно осуществляют логистику, начинают набрасывать свою маржу. Кому-то 2% достаточно, кому-то 0, 10, 25%. Все они начинают высылать свои коммерческие предложения. Дальше можно проводить тендеры на специальных тендерных площадках или на своей. Мы до сих пор на тендерной площадке не появились. У нас есть система закупок, Cynteka, через неё мы пилотируем наши электронные закупки. У неё до сих пор статус «пилот», мы не внедрили Cynteka у себя в Челябинске в полном масштабе, потому что поставщики считают, что для работы им придётся специально обучать людей. Начинаются вопросы: «Зачем нам это? Пробуйте универсальные системы, попроще». Они стандартные, без аналитики, без фишек, которые, допустим, в Cynteka есть, но зато всем всё понятно.

В части закупок у нас реализованы следующие процессы: создание справочника, сама по себе система закупок материалов и перемещение их между складами и подрядчиками, работа с подрядчиками, электронный архив и документооборот.

Какие необходимы справочники в системе закупок? Номенклатура материалов чётко стандартизованная, а если справочник номенклатуры материалов не структурирован, то будут задвоения и бардак на складах. Мы сначала столкнулись с кучей пересорта, недостач, невозможности проведения инвентаризации и прочих проблем, превращающихся в десятки миллионов убытков. Поэтому это очень важный продукт. В нашей системе справочник материалов курирует отдел снабжения, его сотрудники знают и определяют правила создания каждой номенклатуры. Для определения этих правил и необходимого количества информации в номенклатуре анализируется, какие характеристики важны для проектирования, строительства, закупки, складирования, перемещения. Весь этот набор параметров оценивается, заполняются некие шаблоны этой номенклатуры. Потом появляется множество номенклатур, но уже в единых координатах. Соответственно, исключается риск задвоения. Ежеквартально проводится инвентаризация по позициям, которые двигаются ежегодно. Справочник работ и расценок — это базовый справочник, по которому стандартизованы всевозможные работы по всем объектам, названы с определёнными правилами, имеют базовые расценки.

Базовая расценка помогает формировать бюджет проекта. Когда у тебя из BIM-модели появляется ведомость объёма работ, ты её загружаешь в BIM-калькулятор, и получаешь бюджет, потому что номенклатура материалов запоминает последние закупочные стоимости, у каждой номенклатуры есть архив таких стоимостей. А номенклатура расценок запоминает базовые расценки, которые при тендере могут увеличиваться, или уменьшаться, потому что мы в своей базовой номенклатуре включаем всё: накладные, НДС и тому подобное. Потом подрядчики начинают между собой этими уровнями эффективности торговаться. Есть стоимость на рынке труда, сколько надо платить рабочим, мы её понимаем — и, исходя из этого, формируем базовую расценку. Номенклатура материалов дополняется ещё одним справочником — коэффициентом расходов.

Исходя из нашего опыта строительства, мы каждой номенклатуре даём выведенный нами оптимальный коэффициент расхода — где-то выше, чем по рынку в целом, где-то ниже, если мы понимаем, какую технологию можно использовать, чтобы расход материала был меньше. Всё это мы передаём подрядчику, говорим, например: «Есть такие материалы по такой цене с таким расходом, есть такие работы по такой цене, приходи строить». И он говорит: «Лучше материалы сами мне купите со своими ценами, а у меня будут расценки нормальные или чуть-чуть пониже». Эти справочники нам нужны для закупок материалов и тендеров на подрядные работы. Блок закупок делится на следующие составляющие: это заявки на материалы — в этом блоке участвуют отдел снабжения и расчётный отдел, заказы поставщику — здесь уже снабжение, проведя тендер, например на платформе Cynteka, вручную, или проведя переговоры с заводами, формируют конкретные заказы поставщику с привязкой к договору и к счёту. Всё это потом отправляется в банк, в проектное финансирование, где сотрудники смотрят, куда тратятся деньги, по какой статье: есть ли на это договор, есть ли на это счёт, а соответствует ли он договору, и так далее.

Вручную. Я не видел боевой готовности банков автоматизироваться и подключаться к нашей системе. Им специалистов также надо обучать, а у каждого девелопера своя система. Выгрузка у нас автоматизирована, мы выгружаем данные в определенный пакет — и он улетает в банк по электронной почте, например. Каждую неделю они всё проверяют и согласовывают. Поэтому этот блок автоматизации очень важен. Учитывая, что у каждого застройщика что-то своё, банкам сложно массово взять и сказать: «Мы готовы к цифровому обмену». Если бы банки разработали какой-то стандарт, это тоже было бы удобно. Все застройщики подкорректировали бы свои форматы, научились переводить — это не проблема.

Возвращаясь к банкам: нам строители создали заявку на материалы, в этой же системе 1С у них есть специальное автоматизированное рабочее место, которое позволяет из большой спецификации по проекту создать конкретную заявку с конкретными датами. Далее закупщики проводят тендер, создают заказ поставщику, произошла оплата — возникла поставка. Поставка пришла — возникает передача товарно-материальных ценностей подрядчику в переработку. Это всё происходит автоматизировано: все документы из этого заказа поставщику создаются нажатием нескольких кнопок.

Происходит передача материалов, в эту же систему подгружается скан первичного документа с отметками подрядчика о принятых документах — подписью, печатью. Соответственно, бухгалтерия имеет автоматическое подтверждение. Сейчас у нас есть электронный архив. Вся первичная документация передаётся и сохраняется в электронном архиве. Более того, первичная документация от подрядчиков и поставщиков, которые подключены к нам по электронному документообороту, автоматически привязывается к заказу поставщика, и заказ закрывается автоматически после поступления первичной документации и подписания. Также здесь происходит быстрый анализ остатков. Снабженцы могут зайти к любому из подрядчиков на его внутренние склады и проанализировать, сколько осталось керамогранита, арматуры и прочего. Подрядчики каждый месяц списывают материалы — и, если у подрядчика зависает 300 кв. м керамогранита, а мы знаем, что работы уже выполнены и он всё списал, значит, была какая-то ошибка. Соответственно, его заявка будет скорректирована.

Это некоторый элемент бережливого производства, когда снабженцы начинают сами отслеживать, сколько материала используют. У нас есть те подрядчики, кто зашёл полностью в нашу ERP-систему, там они получают планы потребностей, у них свои условия по договору, они видят все акты сверки, все запасы на своих складах. Им даже не приходится вести управленческую систему по нашим объектам.

Подрядчики выстраивают планы строительно-монтажных работ: когда и какой объём работ они будут делать. Из этих планов работ потом вытекает реализация, то есть, КС-2, КС-3 они создают уже нажатием нескольких кнопок, отмечают проделанные работы. Если сделаны все, то вообще одной кнопкой, если не все — чуть-чуть редактируют. Иногда заказчик может сказать: «Я работаю только по сметам, мне ваши справочники не нужны. Вот смета, и вот вам КС к этой смете, ищите моего сметчика, вот его телефон». Да, есть и такие: они очень хорошо работают, но цифровизация до них ещё не дошла.

Консервативность большая. По кадрам есть вопросы на каждом этапе: как создать информационную модель качественно, закупать и продавать всё это с помощью электронных торговых площадок, участвовать в электронном товарообороте с заказчиком, подрядчиками. Люди это слышат, но всё тяжело и медленно внедряется. И последний блок по закупкам в нашей системе ERP — электронный документооборот, настроенный по всей первичной документации. Благодаря этому, мы первые в Челябинской области и одни из пионеров в России в цифровом налоговом мониторинге. Нас проверяет налоговая, и мы туда заранее сдаём всю свою документацию. Далее они делают выводы, дают свои рекомендации — мы оперативно исправляемся, если какой то информации не хватает. Никаких вопросов к нам не поступает, так как мы заинтересованы в прозрачности закупочного бизнеса. Мы сразу раскладываем всё по полочкам, чтобы потом не тратить время на поиски. Документы подписываем по ЭДО, у нас на ЭДО уже около 40% подрядчиков перешли.

У 1С есть сервис, он реализован на базе управления строительной организации, там нет никаких проблем. Операторы ЭДО могут быть разные, но инструмент обмена документами может быть универсальным, как, например, у 1С, который будет работать со всеми общеизвестными операторами.

Я бы назвал это особенностью, а не сложностями. Когда ты выстраиваешь партнёрские взаимоотношения с определённым кругом производителей материалов, договариваешься с ними о стабильности объёмов, качества, цены, то очень сложно потом проводить торги, тендеры, сталкивать их между собой лбами. Здесь даже цифровизация, по большому счету, никакого влияния не оказывает. Она может принести эффект только на следующих этапах. Это особенности русского бизнеса — много завязывается на личных и партнёрских отношениях, тут сложно применять цифровизацию.

Начинается всё с партнёрских взаимоотношений. Потому что, если ты крупный застройщик, то у тебя уже есть определённый уровень скидки и договорённости с заводом по объёмам. Для поставщиков главное — привезти материал вовремя и не сорвать предыдущие договорённости с заводом. Учитывая большой фактор договорной работы в этом сегменте, цифровизация выполняет роль дополнительной эффективности. На каждом шагу электронные торговые площадки говорят: «Благодаря нам вы сэкономите 5–6%». От 0 до 6% сэкономят только те, кто ранее выстроил партнёрские взаимоотношения с крупными поставщиками и с заводами, остальные могут сэкономить неожиданно больше, но купить все равно дороже.

Мы 5 лет назад как раз начали автоматизацию. Я посоветовал бы нам ответить на вопрос о прозрачности закупок, когда в любой момент любой из желающих может зайти в определённую закупку, посмотреть, на основании чего было принято решение покупать именно у этого поставщика, и получить быстрый ответ. Это нужно для построения доверительных конструктивных взаимоотношений между отделом закупок и бизнесом в целом.

Ещё бы посоветовал понимать, что происходит на складах. Сейчас у нас отчёт позволяет делать срез по количеству материалов на любой день. Проблема отчетности есть, если у вас всё в Excel, тогда месяцы уходят на разборки. Раньше не было оперативного подтверждающего электронного архива, не было оперативности по поиску документов — сейчас в течение недели после поставки все документы есть. Сейчас на нас смотрят и говорят: «Вы дисциплинированный застройщик». Мы за 5 месяцев до завершения объекта понимаем, сколько будет стоить объект, когда сдастся, благодаря этой системе мы можем всё заранее просчитать и понять сколько списаний и удержаний планируется на объекте. Это очень важно для банков, для результата и компании в целом.

Потом мы себе поставили вопрос — как справиться с постоянным беспорядком в первичных документах. Люди сидели и постоянно набивали приходы, иногда приходовали «не то» и «не в том объеме». А можно просто один раз создать документ и на основании него делать все остальные. Казалось бы, идея простейшая, но это не работало. И тут ты задаёшь себе вопрос: «нанять армиюоператоров на складе и бухгалтеров материалистов или автоматизироваться»? Потому что раньше срывались сроки введения документов. Много моментов, которые нам нужно было решить. И это идёт именно с автоматизации закупок, отсюда начинается вся дальнейшая работа с документами и отчётностью.

Мы ещё год назад верили, что система — и искусственный интеллект, и машинное обучение — будет заранее собирать большой объём данных. В это можно продолжать верить и сейчас, но происходит много внешних событий, которые на рынке включают кучу стресс-сценариев: нехватка объёмов, рост цен в 2 раза — это не заложишь в бюджет. Пока происходит нестабильность, очень сложно предположить, что искусственный интеллект поможет закупать. Потому что поставщик не загрузит в цифровую систему объективные данные, пока у него турбулентность, соответственно, система не сможет провести тендер. Искусственный интеллект может анализировать их прайсы, объёмы производства в текущем месяце и сопоставлять. Только сейчас начала работать аналитика данных по застройщикам, то есть, сколько строится какого типа жилья. Но ещё нет аналитики данных, на какой стадии этот объект и какие работы сейчас выполняются, в каком объёме. Когда это появится в какой-то цифровой системе, конечно, к этой системе подключатся поставщики и начнут планировать с её помощью свои закупки. Такой искусственный интеллект, обладая всем объёмом информации, сможет даже сам анализировать графики, загрузку, цены, сможет закупать, но пока это выглядит как далёкое светлое будущее.

Телеграм-канал DigitalDeveloper

Подпишитесь, чтобы читать новости, кейсы, исследования и обзоры IT-технологий на рынке недвижимости.