Как сэкономить 35% бюджета на закупки с помощью автоматизации?

Современное строительство растёт серьёзными темпами. Любой строитель стремится сдать объект не просто вовремя, но в идеале — раньше срока без потери качества. И без цифровизации здесь не обойтись: сделав внутренние процессы компании современными, а значит адаптивными, любая строительная компания даёт себе возможность роста и получения максимального эффекта от своей деятельности.

В компании «Монотек Строй» практически каждый этап строительства автоматизирован. К примеру, весь цикл снабжения: от подачи заявки до оплаты и доставки. Важным шагом была автоматизация закупок, одного из ключевых сквозных процессов в работе девелопера. Для этого мы работаем с ПО Cynteka.

На момент внедрения Cynteka закупки осуществлялись силами сотрудников отдела снабжения. По каждой заявке на закупку составлялось сопроводительное письмо, с этим письмом снабженец шёл к руководителю получать согласование, чтобы заявку взять в работу. Процедура согласования отнимала много времени, так как необходимо было получить живую подпись акцепторов на сопроводительном листе к заявке. Если один или несколько акцепторов отсутствовали в офисе — процесс неизбежно затягивался. На поиск новых поставщиков времени у снабженцев уже не оставалось, ведь нужно было постараться доставить материал вовремя на объект. Поэтому снабженцы работали только со своим пулом поставщиков.

Проблема в низкой скорости отработки заявок на закупку часто приводила к несвоевременным поставкам на объект и, как следствие, невозможности планировать работы. Вторая проблема — отсутствие открытости и понимания, что закупочные цены являются оптимальными. В результате встала задача оптимизировать функционал закупщика.

Внедрение ПО Cynteka проходило в несколько этапов, нужно было обсудить весь алгоритм отработки в команде. Потом нашей компании провели общую встречу и обучение. Далее сотрудники внедрения внесли данные по пользователям нашей компании, и мы начали работать в программе.

Сам процесс выглядит так: ответственный сотрудник на стройке создаёт заявку на закупку материалов или оборудования в программе Cynteka, эту заявку видит руководство проекта, отдел ПТО, а затем согласовывают или отклоняют, оставив соответствующий комментарий коллегам. Если заявка согласована, запрос передаётся в работу снабжения (передача в программе настроена автоматически, создаются специальные настройки). Снабжение работает с заявкой, получает предложения, выбирает оптимальное. Его выбор также согласовывает руководство, после чего планируется в программе либо отгрузка, либо оплата счёта.

Существует множество вариаций данного процесса, использование ПО позволяет нам настроить их единожды, далее вести работу в привычном режиме, но уже в едином информационном поле.

С помощью Cynteka мы значительно упростили и автоматизировали процесс закупок: настроили чёткий процесс согласования в программе с помощью автоматических уведомлений, ускорили процесс отработки заявок. Благодаря тому, что каждая заявка на закупку уходит на портал «Закупай», где 24/7 участвует в тендере, мы получили дополнительный приток счетов от поставщиков.

Выбор поставщиков стал прозрачным и быстрым, так как все предложения автоматически сводятся в сравнительную таблицу. В результате мы нашли выгодные варианты, пересмотрели договоренности со своими поставщиками. Уже в первый год работы с Cynteka мы сэкономили 35% бюджета, заложенного на закупку. Во второй год экономия достигла 15% бюджета с учётом, что цены в 2020 году выросли вдвое.

Конечно, автоматизация закупок — это не всегда быстро и просто. Строительная отрасль является весьма консервативной, и цифровизация в девелопменте происходит долго.

При автоматизации требуется серьёзный административный ресурс, однозначные решения, в определённый период времени тотальный контроль исполнения данных решений. Значительные усилия требуются для адаптации внутренних бизнес-процессов, особенно в начале использования тех или иных решений, для обучения всех сотрудников.

Но тенденция всё равно позитивная. Процесс закупок продолжит автоматизироваться, упрощаться и становиться прозрачнее, однако решение и связанные с ним риски, всегда остаются за человеком. Робот в сегодняшних реалиях пока только может дать рекомендации, ускорить и упростить выбор, помочь принять выверенное и верное решение.

Телеграм-канал DigitalDeveloper

Подпишитесь, чтобы читать новости, кейсы, исследования и обзоры IT-технологий на рынке недвижимости.