Колонки и интервью

Как работать с электронными подписями в среде общих данных

Подписание PDF-документов откреплёнными электронными подписями — наиболее распространённый способ согласования электронных документов. Такие подписи могут быть квалифицированными или неквалифицированными, усовершенствованными или неусовершенствованными — какая нужна вам, зависит от задачи и контекста. В этой статье разбираемся в разных видах электронной подписи, сценариях их использования в среде общих данных, возможностях и ограничениях.

Нормативная база электронного документооборота в СОД

Среда общих данных (СОД) — это класс программных продуктов, которые организуют единое информационное пространство для коллективной работы над строительными проектами. Такие продукты используются в девелоперских, проектных, строительных и экспертных организациях для управления бизнес-процессами, согласования электронных документов и работы с информационными моделями.

Методология согласования документов в СОД должна соответствовать законодательству в сфере электронного документооборота. Основные нормативные документы здесь:

  • Федеральный закон №63 «Об электронной подписи», редакция от 28.12.2024
  • ГОСТ Р 59999-2025 Цифровой документооборот организации
  • ГОСТ Р 21.101-2020 Основные требования к проектной и рабочей документации
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
  • ГОСТ Р 21.1003-2009 Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации.

Квалифицированные и неквалифицированные электронные подписи

Если сертификат электронной подписи выдан неаккредитованным удостоверяющим центром, то такая подпись считается усиленной неквалифицированной (УНЭП). Для получения сертификата усиленной квалифицированной подписи (УКЭП) необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

Оба вида электронной подписи, УКЭП и УНЭП:

  • создаются с использованием средств электронной подписи — криптопровайдеров;
  • защищены, то есть усилены, так как преобразованы криптографией;
  • позволяют определить лицо, подписавшее документ: если человек подписал документ, он не сможет этого отрицать — так соблюдается принцип неотрекаемости;
  • помогают выявить изменения — документ теряет заверение подписью, если после подписания в него вносились корректировки.

Главные различия УКЭП и УНЭП состоят в том, какой удостоверяющий центр выдаёт сертификат электронной подписи и при каких условиях электронная подпись признаётся равнозначной собственноручной подписи.

УНЭП: как получить и в каком случае можно считать аналогом собственноручной подписи

Сертификат УНЭП выдаёт неаккредитованный удостоверяющий центр — его можно развернуть в контуре организации. Плюсы такого сценария: не нужно обращаться в аккредитованные центры, компания сама управляет сертификатами для своих сотрудников, выпуск новых сертификатов и обслуживание существующих обходится дешевле и быстрее.

Условием признания УНЭП аналогом собственноручной подписи является наличие соглашения между участниками электронного взаимодействия, в котором должен быть прописан порядок проверки электронной подписи (согласно Ф3 63 «Об электронной подписи»).

Для составления собственного соглашения об использовании УНЭП можно использовать шаблон документа от Росатома.

УКЭП: как получить и в каком случае можно считать аналогом собственноручной подписи

Сертификат УКЭП можно получить только в аккредитованном удостоверяющем центре, где прописывается ключ проверки электронной подписи. УКЭП обеспечивает тот же уровень защиты, что и УНЭП.

УКЭП по умолчанию считается аналогом собственноручной подписи. Но для того, чтобы подписанный документ имел юридическую силу, помимо других обязательных условий для признания документа юридически значимым, сертификат УКЭП должен быть действителен:

  • либо на момент проверки, положительный результат которой возможен только в пределах срока действия сертификата электроннной подписи;
  • либо на момент подписания документа — тогда требуется доказательство в виде метки доверенного времени, выданной в момент подписания документа и содержащей достоверную информацию о дате и времени подписания. УКЭП, которой присвоена метка доверенного времени, считается усовершенствованной.

В некоторых средах общих данных предусмотрено получение такой метки, то есть усовершенствование электронной подписи. Например, Pilot-BIM сразу после подписания отправляет запрос в службу доверенного времени, которая выдает метку с достоверной датой и временем проверки. Эти данные можно считать достоверными, потому что серверы службы синхронизируются с официальными источниками всемирного времени.

Метка тоже имеет сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, — его срок действия ограничен, как и срок действия сертификата электронной подписи, но составляет от 10 до 30 лет. Таким образом, метка доверенного времени продлевает срок действия электронной подписи документа — в течение срока действия сертификата метки можно удостовериться, что на момент подписания документа подпись была действительна.

Проверить актуальность квалифицированной электронной подписи можно с помощью бесплатных интернет-сервисов. На страницу сервиса от Госуслуг загружаем подписанный документ и файл подписи, выполняем проверку и получаем отчёт.

Преобразование электронных документов в бумажные. Наложение штампов на PDF в СОД

Если в компании используется и электронный, и бумажный документооборот, то, согласно ГОСТ 7.0.97-2016, на бумажные подлинники подписанных документов необходимо добавлять штамп с информацией о сертификате электронной подписи.

Удобно, если среда общих данных обеспечивает выполнение данного требования.

Штампы, содержащие информацию об электронных подписях, на PDF-документе

Чтобы не встраивать штампы в подписанный электронный документ и не разрушать целостность электронной подписи, перед печатью автоматически создаётся новое представление документа для наложения штампов. При выгрузке одного документа, подписанного одной электронной подписью, получаем три файла:

  • подписанный электронный документ без штампов, к которому можно применять проверку подписи;
  • представление документа со штампами для печати;
  • файл откреплённой электронной подписи.

Напомним, что штампы не являются подписями, то есть не имеют юридической силы. Их роль — информировать обладателя бумажного документа о том, кто подписал документ. Поэтому, согласно ГОСТ 21.1003, при совмещении электронного и бумажного документооборота бумажные подлинники необходимо снабжать собственноручными подписями даже если на них есть штампы и факсимиле.

Если имеются электронная и бумажная версии документа (обе подписаны), но по содержанию они отличаются, верным считается электронный подлинник. В таком случае бумажный подлинник нужно уничтожить.

На что обратить внимание при работе с УКЭП в среде общих данных

  • При загрузке подписанного документа в СОД будет ли автоматически проверяться подлинность электронной подписи, даже если документ был подписан вне СОД.
  • Требуется ли дополнительное программное обеспечение для усовершенствование электронной подписи. Если да, то учесть затраты на покупку лицензий.
  • Где выполняется проверка электронной подписи – на сервере или на клиентских рабочих местах. От этого зависит возможность проверки подписи без установки криптопровайдера, например, с мобильных устройств.

При работе с подписанным документом можно ли просмотреть информацию о сертификатах электронной подписи и метки доверенного времени.

Просмотр информации о сертификате электронной подписи

  • Работает СОД с одним сервисом усовершенствования электронной подписи или с пулом сервисов. Во втором случае процесс получения метки доверенного времени будет надёжнее: если какой-то сервис не отвечает, СОД направит запрос в другой.
  • Как организован процесс согласования: задание на согласование завершается после подписания документа электронной подписью или после усовершенствования электронной подписи. Второй сценарий делает процесс согласования более надёжным.
  • Работает ли СОД с машиночитаемыми доверенностями, при наличии которых сотрудники организации смогут подписывать документы УКЭП физлица. С сентября 2024 года УКЭП юрлица можно выдать только руководителю, а сотрудникам — УКЭП физлица. При этом подписывать документы организации можно только УКЭП юрлица. Чтобы сотрудники могли подписывать документы компании, им нужна машиночитаемая доверенность, подписанная УКЭП руководителя.

Читать больше интервью





Телеграм-канал DigitalDeveloper

Подпишитесь, чтобы читать новости, кейсы, исследования и обзоры IT-технологий на рынке недвижимости.
2025-09-22 14:40 Цифровизация