Колонки и интервью

Как спроектировать офис, в котором технологии действительно помогают работать

Мультимедийное оснащение офиса нередко начинают обсуждать, когда планировка уже утверждена, а часть строительных решений невозможно изменить без дополнительных затрат. При этом даже технически правильно реализованная система может оказаться неудобной для сотрудников или не соответствовать формату их работы.
Интересуетесь цифровизацией?

Подписывайтесь на наш канал в MAX — там все новости о цифровой трансформации рынка недвижимости.
Как учесть требования будущих пользователей, избежать ошибок при проектировании и использовать технологии для оптимизации офисного пространства, обсуждают Дмитрий Хлопов, руководитель направления мультимедиа-решений К2Тех; Татьяна Афонина, начальник управления технологических решений, главный технолог MARKS GROUP; Алена Бурцева, директор по маркетингу SpinetiX; и Артем Васенин, директор по продукту Indaspace.

С чего начать оснащение офиса, если заказчик еще не определился, какие технологии ему нужны?

Татьяна Афонина: С обсуждения того, как будут использоваться помещения. Мы стараемся говорить о мультимедиа на самых ранних стадиях проекта, когда формируются облик здания и его назначение. Заказчик может хотеть современный бизнес-центр или офис, еще не представляя, какие системы ему понадобятся. Поэтому проектировщику приходится помогать ему сформулировать задачу.
Дмитрий Хлопов: Для переговорной, например, нужно определить число участников, в том числе удаленных, необходимость трансляций на другие площадки, способы подключения сотрудников. От этого зависят состав оборудования и его взаимодействие с остальными системами офиса.

Интегратора нередко приглашают, когда готова коробка здания, но требования к работе переговорных подробно еще не обсуждали. Тогда оборудование приходится подбирать с учетом уже принятой планировки и строительных решений. Если они не позволяют реализовать нужные функции, проект приходится пересматривать.

Кого нужно подключить к обсуждению, чтобы важные требования не появились после согласования проекта?

Дмитрий Хлопов: Будущих пользователей и людей, которые принимают решения. Если у заказчика сильная внутренняя команда, она может собрать их требования сама и пригласить интегратора позже, с понятной задачей. Если такой команды нет, мы начинаем с предпроектного обследования и разговоров с подразделениями.

Автор технического задания не всегда знает, как будут работать в помещении. У руководителя проекта могут быть одни представления о зале, а у организаторов мероприятий — другие. При обсуждении только перечня устройств это расхождение легко пропустить.
Татьяна Афонина: На старте мы обычно общаемся с руководителем проекта, иногда — непосредственно с инвесторами, которые принимают финансовые решения. Отношения с девелопером еще только выстраиваются, и возможность привести на встречу интегратора появляется не сразу. Первые предложения по мультимедиа проектировщику приходится объяснять самостоятельно.

Поэтому нам нужны пояснения от интеграторов: почему выбрано это оборудование, как оно работает и что дает заказчику. Мы просим показать решение и разобрать его вместе с нами. На первых встречах представлять его и отвечать на вопросы предстоит проектировщику.

Алена Бурцева: При этом согласовать только техническую часть бывает недостаточно. Нужно учесть мнения всех внутренних заказчиков. Даже самые неожиданные. Особенно это важно для объектов, где функционал будущей системы должен сочетаться с традициями и историческим наследием. Например, в театрах.

Интегратор может подготовить концепцию, опираясь на пожелания заказчика. Несколько раз обсудить её с топ-менеджментом и ИТ-службой — и не встретить возражений. А на третьем круге обсуждений получить стоп от главного художника театра, по мнению которого обилие экранов превращает театр в торговый центр. Был такой опыт. Здесь важно оперативно адаптировать концепцию, чтобы её приняли.

В офисных проектах внутренних заказчиков тоже несколько. У ИТ, HR и административной службы разные требования. Поэтому вместе с интегратором нужно выяснить, кто будет пользоваться системой, кто её поддерживать и чьё согласование необходимо. Если кого-то из участников не подключили на раннем этапе, уже готовую концепцию могут отправить на пересмотр.

Оборудование могут выбрать через несколько лет. Какие требования к помещениям нужно учесть уже сейчас?

Дмитрий Хлопов: Те, которые влияют на само помещение и его отделку. Например, на разборчивость речи влияют акустические свойства зала и выбранные материалы. В больших залах проверяем это расчетом еще до монтажа оборудования. Если вспомнить об акустике только после отделки, подбор микрофонов и акустических систем не устранит все проблемы.

Татьяна Афонина: Мы нередко проектируем базовое здание — shell & core, — а отделкой и оснащением, то есть fit-out, занимается другая команда. К ее приходу может выясниться, что для оборудования не хватает места или электрической мощности, выделенной для этих помещений. Команде приходится учитывать ранее принятые решения, даже если они не подходят для нужного оснащения.

Поэтому предлагаем заранее учесть электрическую нагрузку будущего оборудования и предусмотреть закладные — элементы конструкции для крепления экранов. Особенно это важно, если часть помещений планируют оснащать позднее.

Для проектирования нам нужны технические данные от интеграторов и производителей, цифровые модели оборудования, которые можно включить в проект в программе Revit. Так мы можем учесть оборудование в общей модели здания и обсуждать его размещение вместе с другими проектными решениями.

Как уложиться в ограниченный бюджет и сохранить необходимые функции?

Татьяна Афонина: При сокращении бюджета мультимедиа в моей практике часто оказывается среди первых кандидатов. Необходимость вентиляции и канализации заказчику понятна. Оснащение переговорных он может решить отложить.

Поэтому проектировщику важно объяснить, за что заказчик платит. Для площадки мероприятий связь обычно очевидна: без звука и изображения определенные события не провести. В офисе полезнее показать работающую переговорную, где можно проверить видеосвязь и управление, обсудить, какие возможности нужны компании.

Один из вариантов, который мы предлагаем, — сначала оснастить одну комнату, чтобы заказчик мог поработать в ней и оценить решение. Это помогает определиться с оснащением остальных помещений. Если затем закупку разделяют на этапы, для будущего оборудования заранее предусматривают место и подключения. Иначе при последующей установке могут понадобиться строительные доработки.

Дмитрий Хлопов: Для такой проверки я бы выбрал обычные для компании встречи и пригласил будущих пользователей. Нужно увидеть, как они подключают технику, показывают материалы, разговаривают с удаленными коллегами. По результатам можно уточнить требования к остальным комнатам. При этом одна пробная переговорная не отвечает на вопрос, сколько помещений требуется компании. Их количество определяют по потребностям команд, а состав оборудования — по форматам встреч. У небольшой переговорной и зала для сложных мероприятий будут разные решения и бюджет.

Как организовать бронирование и запуск встречи, чтобы сотруднику не приходилось разбираться в нескольких системах?

Артем Васенин: При гибридном графике все начинается с планирования приезда. Сотруднику нужно знать, где будет работать его команда, какое место он сможет занять и где провести встречу. Человек бывает в офисе не каждый день, расположение коллег может меняться.

В приложении можно объединить планирование посещения, бронирование и навигацию. Сотрудник заранее выбирает место и переговорную, затем находит их на плане офиса. Для большой компании с несколькими площадками это особенно полезно: не нужно отдельно выяснять, куда идти и к кому обращаться.
Дмитрий Хлопов: Дальше человек приходит в переговорную и подключает коллег. Для повторяющихся форматов можно заранее настроить режимы работы: например, презентацию или видеоконференцию. Сотрудник выбирает нужный режим, система включает соответствующее оборудование.

Часть подготовки можно связать с бронированием. Календарное событие становится основанием для подготовки переговорной к встрече. Для этого заранее определяют, какие данные передаются между системами и какие действия запускаются. Конкретные функции зависят от инфраструктуры компании и требований ИТ. У пользователя должна оставаться возможность изменить выбранный режим.

В том же приложении сотрудник может сообщить о неисправности. Но до запуска нужно договориться, какая служба получит заявку и кто займется проблемой. Возможность отправить заявку полезна, когда за ней следует помощь сотруднику.

Вы затронули ответственность за поддержку. Как ее распределить в случае корпоративных экранов, где за содержание и технику отвечают разные подразделения?

Алена Бурцева: В таких проектах действительно несколько участников. HR и маркетинг готовят информацию для сотрудников, административная служба занимается размещением и подключением оборудования, ИТ проверяет требования к сети и программному обеспечению. Еще при подготовке проекта договариваемся, кто отвечает за содержание и кто поддерживает систему. Иначе при погасшем экране подразделения начинают выяснять, чья это задача.

Права доступа тоже разделяем по обязанностям. Сотруднику, который обновляет публикации, не нужно обладать знаниями по техническим настройкам — достаточно прав на работу с контентом и расписанием. При этом он должен знать, к кому обратиться, если публикация в его зоне ответственности выполнена корректно, а материал на экране так и не появился.

Как организовать обновление информации на экранах, чтобы сократить ручную работу?

Алена Бурцева: Сначала смотрим, где компания уже хранит и публикует данные, и какие из этих источников можно интегрировать с системой управления экранами. Это экономит время на повторную подготовку материалов.

Например, чтобы обновить на всех экранах сети информацию о сотруднике месяца, можно автоматически забрать её из соцсети компании, где она уже опубликована. Или один раз настроить шаблон в редакторе контента, который будет забирать данные из указанной Excel-таблицы. При этом сценарии, чтобы обновить сотрудника месяца, достаточно добавить в обычную Excel-таблицу строку с его ФИО и обозначить путь к фотографии. Система автоматически заберет эти данные и выведет на экран актуальную информацию в заданном оформлении. Сотруднику не нужно собирать макет в отдельной программе.

Система управления экранами может работать автономно или быть связана с другими системами здания, например, системами безопасности. У SpinetiX для этого есть программный интерфейс — API, который позволяет обмениваться данными и командами. Какие источники использовать, что именно из них получать и какие команды выполнять по триггеру — обсуждаем при подготовке проекта.

Как подготовить пользователей и проверить, что они смогут работать с этими системами?

Алена Бурцева: Сначала объяснить, как изменятся их обязанности. У людей, которые работают с контентом, иногда возникают опасения, что автоматизация сделает их работу ненужной. Мы с этим сталкивались. Поэтому разбираем конкретные действия: сотрудник готовит информацию, система получает ее из согласованного источника и оформляет по шаблону.

Обучение тоже строим на рабочих задачах заказчика. Человек обновляет данные, проверяет, что получилось на экране, учится исправлять публикацию. У заказчиков разная техническая подготовка, и не каждый может выделить много времени на освоение программы. Мы проводим мастер-классы, при необходимости — индивидуальное обучение, поддерживаем связь после запуска. Вопросы часто появляются, когда сотрудник начинает работать самостоятельно. Вместе с интегратором собираем обратную связь и смотрим, какие действия еще стоит упростить.

Дмитрий Хлопов: Перед передачей готовой переговорной заказчику проверяем ее в тех форматах, которые согласовали при выборе оснащения. Для этого полезно провести полноценную встречу с показом материалов и удаленными участниками. Проверить, что люди слышат друг друга, видят нужный контент, могут запустить звонок и подключить свои устройства. Успешная проверка отдельных микрофонов и экранов еще не показывает, насколько удобно пользоваться всем помещением.

Затем проходим обычные действия вместе с пользователями: запуск звонка, подключение ноутбука, показ презентации. Если возникают затруднения, разбираемся в причине. Иногда достаточно объяснения, а иногда стоит изменить управление. После запуска повторяющиеся обращения в поддержку помогают увидеть, что осталось неудобным.

Технической команде передают документацию, по которой можно разобраться в составе оборудования и связях между системами. Это важно и для текущей поддержки, и для новых специалистов, которые придут после запуска объекта.

Офис уже работает, но сотрудники жалуются, что переговорных не хватает. Как проверить, действительно ли нужны новые комнаты?

Артем Васенин: Сначала нужно сопоставить бронирования с фактическим использованием комнат. Есть характерная ситуация: повторяющаяся встреча постепенно перешла в онлайн. Все подключаются удаленно, а переговорная по-прежнему занята в календаре.

Присутствие может подтверждать сам пользователь. Другой вариант — получать данные от датчика в помещении. Отсутствие отметки пользователя само по себе еще не доказывает, что комната пустует: человек мог забыть подтвердить встречу. Поэтому заранее согласуют, какие данные учитывает система, когда она освобождает бронь и как уведомляет организатора.

Дальше можно настроить освобождение неиспользуемых бронирований. Но люди планируют встречи заранее: если из часового интервала уже прошло десять минут, освободившуюся переговорную могут не успеть занять. Поэтому полезно находить повторяющиеся бронирования, которыми не пользуются. Если несколько встреч подряд не подтвердились, можно предупредить организатора и освободить будущие интервалы.

Дмитрий Хлопов: После этого я бы посмотрел, каких именно помещений не хватает. Запрос на комнату для короткого разговора и запрос на зал с видеосвязью для большой команды — разные задачи. Свободная комната может не подходить по вместимости или оснащению.

Поэтому данные о загрузке стоит сопоставить с потребностями подразделений: в какое время людям не удается найти помещение и что им требуется для встречи. Если проблема была в неиспользуемых бронях, сначала оцениваем результат их освобождения. Если подходящие переговорные действительно заняты одновременно, появляется основание обсуждать дополнительные комнаты или переоснащение существующих. Сам по себе заполненный календарь такого основания еще не дает.

Как понять, сколько рабочих мест нужно оставить при гибридном графике?

Татьяна Афонина: Для нас это актуальная задача. Сначала все работали в офисе, потом ушли на удаленку, затем вернулись к гибриду. Иногда заходишь в большое здание, а людей почти нет. При этом за сотрудниками сохраняются рабочие места.

Мы рассматриваем возможность уменьшить занимаемую площадь так, чтобы тем, кто приезжает один-два раза в неделю, было где работать. Графики уже учитываем своими силами. Для нас важно систематизировать эту работу и понять, как распределить места между сотрудниками.

Артем Васенин: Система управления рабочими местами помогает свести графики и сведения о рассадке, оценить потребность подразделений. Но для расчёта количества мест важно сопоставить эти планы с фактическим использованием офиса: сколько сотрудников бывает одновременно, как посещаемость меняется по дням и как распределяется нагрузка между подразделениями и зонами. По одной средней посещаемости количество необходимых столов не определить.

Например, если в отделе десять человек, а обычно приезжают пятеро, это ещё не означает, что достаточно пяти мест. Нужно проверить пиковую нагрузку, дни общих встреч и возможность использовать места совместно с другими подразделениями. Отдельно учитываются требования безопасности и задачи, для которых нужны закреплённые места или отдельные помещения.

После этого можно определить, сколько мест сохранить закрепленными, сколько сделать доступными для бронирования и есть ли основания сокращать общее количество. Сопоставление загрузки с затратами помогает оценить экономический смысл изменений.

Руководство принимает решение, а HR, административная служба и руководители подразделений согласуют правила. Сотруднику должно быть понятно, какое место ему доступно в день приезда. После изменений нужно продолжать следить за загрузкой и обратной связью, чтобы экономия не обернулась нехваткой мест и ухудшением условий работы.

Как обосновать расходы на систему управления рабочими местами?

Дмитрий Хлопов: Начать с задачи, которую компания собирается решить: разместить новых сотрудников в существующем офисе, уменьшить арендуемую площадь или сократить ручную работу с учетом мест. Для каждого варианта нужен свой расчет.

В расходы нужно включить внедрение и сопровождение системы, учесть время сотрудников, которые будут обновлять данные. Расчет нужно делать для своего офиса — с его стоимостью аренды, графиками и ограничениями на размещение команд. Если ручной учет занимает немного времени и дает достаточно данных для работы, сначала стоит оценить, что именно улучшит внедрение.

Артем Васенин: При сокращении арендуемой площади результатом станет уменьшение текущих платежей. Если новые сотрудники разместятся в существующем офисе, компания избежит расходов на расширение. Субаренда может компенсировать часть затрат на помещение.

Для обоснования таких решений нужны актуальные данные о загрузке и согласованный план рассадки. Нужно проверить, что после изменений сотрудникам будет хватать мест, в том числе в дни совместной работы команд. Если сокращается время на подготовку отчетов, этот результат тоже можно оценить, сравнив трудозатраты до и после внедрения. Так обсуждение с финансовым директором опирается на конкретные изменения в расходах и работе офиса.

Больше о цифровых технологиях в строительстве






Телеграм-канал DigitalDeveloper
Подпишитесь, чтобы читать новости, кейсы, исследования и обзоры IT-технологий на рынке недвижимости.
2026-10-29 12:03 Умный дом