Цифровизация в управлении коллективами в разных городах на примере небольшой компании

О том, как это реализовано силами двух специалистов на базе доступных программных продуктов, рассказывает руководитель HR-департамента компании TOUCH Дина Мунасыпова.

Когда мы инициировали в нашей компании перевод HR-процессов на цифру, мы чувствовали себя практически первопроходцами. Ведь несмотря на все удобства и видимые преимущества, цифровизация управления персоналом – не самая популярная история среди представителей среднего бизнеса, к которому относится и компания TOUCH со штатом в 130 человек. Нашему подразделению пришлось действовать методом проб и ошибок: у нас не было перед глазами чужой практики, на которую мы могли бы опереться. Зато мы приобрели свой уникальный опыт, которым готовы делиться, потому что уверены: его можно и нужно перенимать и масштабировать.

HR – это сфера с разнообразием функций и большим количеством информации, которую не так просто удержать в голове. Одна невыполненная вовремя маленькая задача может позже перерасти в большую проблему. Работая одновременно в двух городах – Москве и Екатеринбурге – мы особенно сильно ощутили необходимость оптимизации и автоматизации нашей деятельности.

До прошлого года в компании отсутствовало единое виртуальное рабочее пространство, не было даже общего задачника. Зато было множество чатов в различных мессенджерах, общение шло в том числе через электронную почту, были какие-то зачатки Битрикса, где пытались ставиться задачи, однако, по сути, это больше являлось новостной лентой. Это приводило к тому, что информация терялась, забывалась, сложно отслеживался статус по каждой задаче и объем общей нагрузки на подразделение. Также сложно было собирать аналитику. Много времени занимали сопутствующие процессы, которые можно было исключить при должном уровне автоматизации и перехода в цифровую плоскость.

Одним словом, назрела необходимость перемен, и в прошлом году мы запустили процесс создания нашей первой цифровой экосистемы. Реализация этой задачи была возложена на двух сотрудников компании: специалистов департаментов HR как инициатора и постановщика задач и IT как исполнителя, чьими руками производилась настройка.

Базой был выбран доступный Битрикс – российское ПО для управления бизнесом. Мы приобрели пакетное решение, и на его основе начали разрабатывать собственные маршруты постановки и выполнения задач.

Первое, что было переведено на цифровые рельсы, это поиск персонала.

Руководитель, которому требуется сотрудник, создает электронную заявку, которая автоматически уходит на согласование в соответствии с иерархией. После окончания согласования заявка поступает специалистам, ответственным за подбор персонала в том городе, где требуется сотрудник. По заявке формируется задача.

Далее вся коммуникация осуществляется тоже посредством нашей внутренней системы. Здесь же организовано все общение по итогам работы с кандидатами.

Если интервью проходит удачно, из первоначальной задачи автоматически формируются следующие – кандидату направляется официальное предложение о работе, принятие которого автоматически запускает задачу на трудоустройство. К ней подключены все остальные участники процесса: помимо HR-департамента, это административно-хозяйственный отдел, IT, отдел расчета заработной платы, департамент охраны труда – их задача подготовить рабочее место, собрать все техническое оснащение, обеспечить спецодеждой, включить во все реестры оплат, провести необходимый инструктаж и так далее.

Все эти шаги не только отражены в маршруте, но и сопровождаются чек-листами: что нужно сделать до дня приема, что – после, начиная от приветственной встречи, где проговариваются цели и задачи на испытательный срок, и заканчивая подписанием документов. Кстати, цели и задачи тоже фиксируются в системе.

Другой пример – отсутствие на рабочем месте по болезни или иной уважительной причине.

Если человек не может выйти на работу, ему не нужно до кого-то дозваниваться, сообщать – он заходит в корпоративное приложение, выбирает причину отсутствия, указывает дополнительные сведения, например, будет ли он работать на удаленке или откроет больничный, или использует «корпоративные дни». «Корпоративные дни» – это «фишка» нашей организации: ежегодно сотруднику предоставляется семь дней на случай, если он заболеет, чтобы он мог спокойно «отлежаться» дома, если понимает, что больничный ему не нужен. Тут же можно посмотреть, сколько «корпоративных дней» не израсходовано. После выполнения этих нехитрых действий в системе автоматически формируется задача, которая поступает всем заинтересованным лицам.

Благодаря цифровизации процессов в едином пространстве также мы имеем возможность оперативного мониторинга и выгрузки данных. Например, в проекте по закрытию вакансий можно увидеть, какая из них в просрочке, сколько закрылось, по каким подразделениям, сколько было кандидатов – то есть можно собрать статистику по любому критерию, который необходим.

Сейчас в цифровую плоскость уже перенесены обеспечение деятельности сотрудников, их обучение как внутри компании, так и за ее пределами, мотивационные мероприятия, события, направленные на развитие корпоративной культуры и много другое.

Да, мы тратим время на составление технического задания, разработку маршрутов, очерчивание круга участников процесса, создание чек-листов, шаблонов документов в электронном виде и прочего. Зато в дальнейшем нам уже не нужно об этом думать и бояться упустить какую-то мелочь, мы можем более продуктивно тратить время на выполнение других рабочих задач. И одним из результатом внедрения цифровизации стало то, что несмотря на увеличение числа сотрудников компании по сравнению с прошлым годом примерно на 15% и ротацию персонала, HR-департамент осталась в прежнем составе – то есть это прямой показатель, что мы успеваем больше. При том, что вся работа идет внутри компании, нашими собственными силами, и ничего не передано на аутсорсинг.

В данный момент мы работаем в двух системах: внутренней на базе Битрикса и открытого облачного программного обеспечения и внешней базе данных по поиску персонала. Но мы уже рассматриваем возможность создания своей собственной базы.

Пока нет возможности уйти от кадровых документов на бумажных носителях: вести их обязывает законодательство, а электронный документооборот – достаточно дорогостоящая история для небольшой организации. Однако уверены: через некоторое время мы к нему придем – поставили перед собой эту цель. Тем более буквально на днях Битрикс анонсировал изменения в кадровом электронном документообороте, что позволит нам многие процессы оптимизировать в течение следующего года, и это будет большим шагом для компании. Пока же идет цифровизация сопутствующих процессов.

Сейчас речь идет о двух городах: Москве и Екатеринбурге. Но то же самое может быть реализовано и в трех, и в десяти, с разными часовыми поясами. Как сказала в небезызвестном фильме героиня Веры Алентовой, «трудно с тремя, а когда ты их научишься организовывать, дальше число уже не имеет значения». Это напрямую относится и цифровизации и, как следствие, автоматизации рабочих процессов.

Не скажу, что все сразу с энтузиазмом восприняли эти новшества – людям свойственен консерватизм, и некоторые, в первую очередь, сотрудники, работающие на строительной площадке, их игнорировали. Их можно понять: для строителей в приоритете другие задачи. Однако со временем все понимают: чтобы работа была эффективной, необходимо соблюдать единые требования, и нововведения действительно помогают этого достичь и, без преувеличения, облегчают жизнь. И это еще не все.

Для нас было важно создать единую цифровую экосистему не только для организации рабочих процессов, но и вовлечения наших сотрудников в единую коммуникационную среду, корпоративную культуру, чтобы каждый из них чувствовал себя членом команды, причастным к общему делу. И судя по результатам и отзывам коллег, у нас начинает получаться.

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯

➡️ Телеграм-канал DigitalDeveloper
Подпишитесь, чтобы читать новости, кейсы, исследования и обзоры proptech-решений.