Как создать эффективный продукт для цифровизации малых строительных компаний?

Флагманская программа «Cynteka» предназначена для крупных девелоперов, она позволяет автоматизировать весь процесс снабжения строительства от момента создания заявки до получения материалов и оборудования на объекте. Но в какой-то момент у нас образовалось достаточное количество заинтересованных в автоматизации клиентов, которым не подходила программа из-за чрезмерного для их запросов функционала и, соответственно, не оправдывала бы затраченный на неё бюджет. Мы выстраивали и проверяли разнообразные гипотезы, выявляли потребности клиентов и пришли к самому рациональному на наш взгляд решению — созданию абсолютно нового продукта, который будет проще и дешевле.

Строители — наша целевая аудитория, на их боли мы и ориентировались. Условно, небольшая компания может состоять и из трёх человек, и из тринадцати, но документооборот и снабжение — чёрная дыра в стройке. Для понимания, алгоритм снабжения всегда примерно одинаков: получение счёта — согласование счёта — оплата — получение доставки. И каждый из этих этапов сопровождён колоссальными объемами бумаг и документов, которые чаще всего заполняются вручную. Документы переписываются, передаются от снабженца к директору и бухгалтеру и обратно, мокнут на стройке, теряются, а это всё — время и деньги. Самые продвинутые используют гугл диски, создают экселевские файлы, но это не спасает от хаоса в бумагах и датах. Именно этот момент нам и хотелось упростить, автоматизировать и тем самым избавить отрасль от лишних потерь.

Особенно мне запомнился один случай: компания настолько глубоко тонула в бумажной волоките из-за большой нагрузки, что информация об оплате попросту терялась и поставка оплачивалась повторно. Дважды. Одна и та же поставка. В крупных компаниях тоже случаются подобное и убытки насчитывают миллионы рублей.

Мы понимали, что для малых строительных предприятий необходим интуитивно понятный и удобный в использовании продукт с минимумом настроек, который можно внедрить дистанционно. Так и появился “mySnab” – продукт для автоматизации процесса закупок, представляющий собой централизованный облачный сервис при поддержке мобильных приложений.

Запросы, которые удалось реализовать:

1. Автоматическая оцифровка счетов — сервис позволяет распознавать и загружать счета всех привычных форматов, разбирать его по кусочкам и работать уже не с картинкой, а конкретными полями;

2. Поиск внутри реестра (по ИНН и названию компании, номенклатуре, дате и т. д.);

3. Ускорение коммуникации внутри компании — сервисом организован удобный чат, доступный как на сайте, так и через мобильные приложения;

4. Усиление контроля на каждом этапе снабжения — всегда доступны точные даты согласования счёта или сроки и объёмы поставок;

5. Бюджетирования по статьям затрат и возможность указания ндс по позициям;

6. Возможность использования одного счета на несколько проектов, добавляя связку счёт — проект;

7. Прозрачность операций по счету;

8. Предоставление отчётности, позволяющей отследить плановое превышение бюджета.

«Cynteka» — так называемое коробочное решение, каждому клиенту оно устанавливается индивидуально, кто-то использует наши сервера, кто-то предпочитает свои. Но всегда это связка “клиент — программа”, каждую из которых мы обязаны поддерживать. Для нас это ещё один узел, в котором всё что угодно может пойти не так, «mySnab» же — централизованное облачное решение, это наш первый продукт построенный на микросервисах. До этого мы использовали монолиты, где весь код находился внутри. О плюсах и минусах можно спорить долго, но в их случае, если сбоит элемент — лежит всё. От этого нам хотелось уйти. В «mySnab» мы разделили зоны ответственности компонентов, чем однозначно облегчили процессы обновления и предоставили возможность работать со счетами и сохранять функциональность сервиса, даже если пользователи и чаты упали.

Микросервисная архитектура позволяет быстро отследить проблему до конкретного компонента. В случае с «mySnab» мы не передаем продукт на личный сервер клиента, что также облегчает обслуживание сервиса и внедрение новых функций. Мобильные приложения расширяют возможности использования нашего продукта «в полях», они берут на себя часть функций облачного сервиса и доступны на всех платформах. На данный момент основной функционал это: общий чат и возможность согласования счёта.

Сервис позволяет разделить клиентов по ролям и предоставить доступ только к необходимым для них возможностям, приёмщик не может открыть отчёты по бюджету, например, однако, наш анализ показал, что в небольших компаниях нет смысла строго регулировать процесс коммуникации при подтверждении счёта. Часто бывает так, что эта задача ложится на плечи снабженца. И несмотря на то, что сервис оснащен простым способом согласования, при необходимости от этого можно отказаться. Мы отталкивались от парадигмы – снабженец может сделать всё, в программе нет строгих ограничений, а прозрачности процессов позволяет добиться личная ответственность каждого сотрудника под учётной записью которого проводилась та или иная операция. История операций хранится в сервисе и доступна в любой момент для просмотра.