«Цифровизация закупок — это гарантированная экономия» — Артём Блинов, Самолет

DigitalDeveloper: Артём, расскажите, как в вашей компании устроен закупочный процесс?

Закупки у нас построены по категорийному принципу, то есть весь закупочный спенд структурирован в зависимости от вида работ и материалов. Сегодня дирекция по закупкам и тендерам группы Самолет управляет более чем 200 категориями. За каждую закупочную процедуру отвечает соответствующий менеджер категории. Группы категорий управляются категорийными командами из 5-8 менеджеров, в нашей организационной структуре они имеют статус отдела.

Тендерный отдел закупает до 95-99% всех материалов, которые применяются у нас на стройке: — арматура, бетон, железобетон, фасадные материалы, и так далее, включая отделочные материалы, слаботочное оборудование, в том числе мебель, декор для квартир.

Строительно-монтажные работы для стройки мы закупаем в основном двумя способами. Более 90% работ у нас стандартизированы, по ним есть единичные расценки компании Самолет, и мы закупаем их в формате оферты. Подрядчики проходят скоринг и подтверждают согласие присоединиться к условиям нашего договора. С теми, кто соответствует нашим требованиям, и кого устраивают наши условия работы, мы подписываем Партнерское соглашение сроком до 3х лет, за Подрядчиком закрепляется производственная программа, которая может быть пересмотрена в меньшую или в большую сторону в зависимости от результатов его работы. До 10% строительно-монтажных работ мы разыгрываем на тендерах: это нетиповые или немассовые работы, которые не повторяются от площадки к площадке, к которым не могут быть применены единичные расценки Самолет.

DigitalDeveloper: Вы сказали, что проводите скоринг и оценку подрядчиков — это автоматически происходит?

У нас есть отдельный программный продукт, в котором работают наши скауты, это сотрудники, которые занимаются поиском и отбором подрядчиков. За прошлый год через наше систему скоринга прошло более 2 тыс подрядчиков. Из них мы отобрали на работу 210, то есть, воронку проходит порядка 10% подрядчиков-кандидатов. Скоринг автоматизирован частично, есть часть, которая требует работы человека. Скаут работает в системе CRM.P, аналогичной той, в которой продавцы работают с клиентами. Фактически, мы рассматриваем подрядчика как нашего клиента.

После первичной оценки скаута подрядчик попадает на оценку нашей службы безопасности, где коллеги, благодаря СПАРКу и другим аналитическим сервисам проводят эту проверку. Каждый подрядчик заполняет подробную анкету. Например, мы проверяем количество штатных сотрудников, количество ИТР, технологическую базу, есть ли в собственности или в аренде техника, какой опыт работы у подрядчика был у других заказчиков, референсы других заказчиков и так далее

DigitalDeveloper: У ваших коллег из Челябинска, «Голос. Девелопмент», закупочный процесс стартует с момента получения проектной документации, она уходит в закупочный отдел, который сразу заключает все необходимые договоры с поставщиками. На каком этапе у вас происходят закупки?

Это зависит от категории материала. Мы разделяем материалы на три блока. Первый — тот, который закупается по ГОСТу, например, бетон или арматура. Здесь нам подходит любой производитель, который соблюдает стандарты и производит качественную продукцию. Соблюдение стандартов качества — главный критерий для выбора поставщика. Такие материалы мы закупаем на регулярной основе, основной инструмент — открытый тендер на нашей электронной площадке, обычно он привязан к периоду времени, например, раз в месяц или раз в квартал. Покупка этих материалов это такое же обычное дело, как для вас — поход в магазин за хлебом.

Второй блок — это материалы, которые надо выбирать до начала проектирования. Потому что в зависимости от того, например, какую систему вентиляции ты выбираешь, ты должен запроектировать сам конструктив здания. Мы выбираем их с проектировщиками либо в момент проектирования, либо заранее составляем список предпочтительных производителей для включения в проекты. В этот блок также входят некоторые фасадные материалы. Это очень важная задача, потому что, когда ты уже утвердил архитектурный облик будущего здания, достаточно трудоемко, а иногда и уже невозможно изменить проект и поменять кирпич или фасадную панель. Поэтому мы обязательно заранее проводим мокапы, анализируем дизайн, технологичность, удобство монтажа, стоимость, наличие альтернативы и другие параметры — и сразу закладываем в концепцию наилучший отобранный вариант материала.

И есть третий самый большой блок — это не уникальные материалы и оборудование, производители и конкретные артикулы которого могут быть определены по результатам проведенного тендера. В таком случае в проект закладывается возможность замены материала и оборудования на его аналог.

DigitalDeveloper: Поговорим про выгоды автоматизации закупок. На базе Сбера есть консалтинговое агентство Strategy Partners. Они выпустили исследование, согласно которому закупки — это одна из важнейших частей для автоматизации девелоперов. Более 60% опрошенных отдают закупкам наивысший приоритет в части автоматизации. Согласны ли вы с такой высокой оценкой? Какие выгоды может дать автоматизация девелоперу для оптимизации закупочного процесса?

Приятно слышать, что коллеги так высоко оценивают важность автоматизации закупок. Могу сказать, что в мировой практике цифровизация до закупок доходит в последнюю очередь. Обычно сначала автоматизируют продажи, потом — процесс производства, создание продукта, уже в самом конце очередь доходит до закупок. Если мы говорим про девелопмент, то здесь цепочка создания ценности закупок короткая. Особенно в последние 3 постковидных года, когда рынок очень быстро меняется. Например, вы утром прочитали в новостях, что сгорел завод по производству меди в Южной Америке, пришли на работу, а у вас уже медный кабель подорожал. Сейчас, с ускорением всех информационных цепочек, закупки должны быстро реагировать на любые изменения внешней среды.

DigitalDeveloper: Девелоперы говорят, что наибольшую выгоду в части автоматизации закупок они получают на складах — когда сохраняется меньше излишков, соответственно, меньше материалов приходится списывать. Согласны ли с этим, или где-то ещё возникает наибольшая экономия?

С точки зрения управления запасами, согласен. Но давайте немного структурируем, какие эффекты мы можем получить от закупок в принципе.

Первый эффект — это снижение цены, экономия за счёт качественного проведения закупочной процедуры. Мы можем её достичь за счёт организации открытых электронных торгов. В нашей стране это достаточно отработанная технология: есть несколько десятков внешних площадок. Мы используем собственную тендерную площадку. Это хороший инструмент, он даёт существенный эффект, но этот эффект ограничен.

Какие ещё эффекты могут быть у закупок? Когда мы начинаем оптимизировать сам предмет закупки — материал, его количество, стоимость его монтажа, дальнейшей эксплуатации, и в конце концов утилизации. То, что называется полная стоимость владения. Мы смотрим, какие альтернативные материалы можно использовать, например, чтобы повысить производительность труда, либо снизить норму расхода материала, либо за те же деньги получить более качественный отделочный материал, и так далее. Категорийный подход в закупках позволяет накапливать такую экспертизу по каждой категории закупок. И когда, например, Самолет выходит в новый регион, наш категорийный менеджер применяет свою экспертизу и накопленный опыт по материалу, это помогает быстро и эффективно находить лучшее решение.

Следующий эффект — это оптимизация складских запасов, управление логистикой, управление заказами и цепочкой поставок. Главное здесь — планирование и контроль точки заказа материала. Чтобы правильно управлять запасами, нужно выстроить цепочку: проект — рабочая документация — смета — заказ материала — складирование — отгрузка — монтаж. Чем хорош девелопмент? У тебя есть документация на здание целиком и график строительства на год, полтора, два. То есть план, что ты должен купить и когда отгрузить. Например, у моих коллег в ритейле такого плана нет, есть только прогноз. Не бывает, например, у продуктового магазина гарантированного прогноза продаж, расписанного поартикульно и по количеству на каждый день на два года вперёд. У нас в девелопменте при цифровизации планирования у тебя такой план есть, и это очень круто. Если компания смогла цифровизовать проектирование, рабочую документацию, сметы и план-график стройки, то снабжение идёт автоматически, думать и переживать ни о чем не надо.

Для дополнительной оптимизации себестоимости мы применяем и другие дополнительные инструменты. Например, важно прогнозировать “точку входа”, как в трейдинге на фондовом рынке, то есть планировать во времени точку закупки материалов. Строительные материалы имеют высокую сезонность и макроэкономическое влияние на цены. Есть материалы, которые, например выгодно закупать зимой, заранее, и на этом получать хороший дополнительный эффект.

DigitalDeveloper: Вы уже упомянули, что у вас есть определённые IT-продукты: по части закупок и снабжения — своя тендерная площадка и решение СберКорус, какие-то ещё средства автоматизации вы используете на этом этапе?

У нас есть CRM для закупщиков, это, пожалуй, единственное внешнее специализированное ПО для управления закупками, которым мы сейчас пользуемся. Мы проанализировали рынок, поняли, что CRM системы достаточно развиты и позволяют достаточно просто синхронизироваться с почтой, телефоном, мессенджерами. Сейчас мы используем в закупках ту же CRM систему, в которой работают наши подразделения, которые занимаются продажами. Мы адаптировали этот продукт под себя.

Кроме того, у нас есть семейство собственных “S” продуктов:

S.Tender — это наша электронная площадка, она работает уже больше года, и до конца сентября мы планируем перевести на неё 100% наших закупок. Единственное, что мы оставим на внешних площадках — это непроизводственные закупки, потому что наша собственная электронная площадка сфокусирована на закупках для нашего девелоперского бизнеса. Закупку, например, ноутбуков эффективнее провести на внешней федеральной электронной площадке, на ней будет более широко представлен рынок поставщиков ИТ оборудования.

Далее у нас есть собственный продукт, который управляет поставками материалов, это S.Materials — внутренний маркетплейс, где наши подрядчики заказывают материалы у наших поставщиков. В нем есть встроенный модуль планирования, который контролирует ту цепочку, о которой я говорил выше — сколько и какого материала по каждому объекту в рабочей документации, сколько внесено в смету к каждому договору подряда, сколько заказано, сколько поставлено, а сколько и когда ещё будет поставлено. Вся эта информация синхронизирована с графиком строительства каждого объекта. Поэтому менеджер по снабжению строительной площадки видит и контролирует по каждому корпусу, где у него есть проблема с обеспечением материала в детализации до конкретного артикула, либо где такая проблема может возникнуть.

И ещё один важный блок, который пока еще не сформировался как отдельный ИТ продукт, а работает, как комплекс из нескольких ИТ сервисов — это аналитика закупок. Например, сервис рыночного бенчмаркинга цен АБД (Ассоциация больших данных). Это один из наших любимых сервисов, которыми активно пользуемся и участвуем в его улучшении и развитии. Пример наших собственных разработок — модели прогнозирования цен с использованием алгоритмов искусственного интеллекта, мы строим прогнозы цен на наиболее емкие по стоимости категории материалов: арматура, кладочные материалы, кабель и окна. Наши модели прогнозирования помогают нам определять оптимальную точку входа, то есть планировать оптимальное время и количество для закупки больших партий материалов.

DigitalDeveloper: Получается, есть CRM для закупщиков и ряд своих продуктов: S.Tender, S.Materials, аналитика. А как здесь встроен СберКорус, то есть, электронная подпись и EDI?

Эта задача входит в блок снабжения S.Materials. И основной продукт, который мы делаем с помощью СберКоруса — это автоматизация размещения заказа на материал c использованием электронного обмена данными (EDI - Electronic Data Interchange). Например, у нас есть своя система управления заказами на материалы S.Material, а у нашего Поставщика — своя система. Наш подрядчик привык заказывать материал на сайте или в мобильном приложении Поставщика. У нас настроен обмен заказами: сотрудник Подрядчика зашёл в привычный интерфейс приложения Поставщика, вбил заказ — и он автоматически продублировался у нас в системе. Получается такое бесшовное омниканальное размещение заказа. Неважно, где ты разместил заказ: на сайте поставщика, у нас в приложении, в телеграм-боте — он одновременно сформировался во всех системах, где необходимо.

DigitalDeveloper: С автоматизацией мы разобрались. Теперь давайте разберёмся с барьерами девелоперских компаний в части автоматизации закупочных процедур. Сталкивались ли вы с какими-то проблемами при автоматизации этого процесса? И, если да, как их решали?

Автоматизация, в случае если это собственная разработка — достаточно дорогое удовольствие. Даже под не самый сложный продукт необходима команда разработки — это от 6 до 12 человек, с бюджетом в несколько десятков миллионов рублей в год. Вторая трудность — на рынке не так много готовых, коробочных решений для девелоперского бизнеса. Это касается и закупок, и других функций. Третье — эффект от собственных разработок возникает не сразу. Иногда нужно набраться терпения и подождать год-полтора, может, два. Представьте, вы два года тестируете гипотезы, пишите код, запускаете пилоты, набиваете шишки, совершаете кучу ошибок, возможно (и не раз) меняете команду разработки, пока доберетесь до истины, при этом тратите по несколько десятков миллионов рублей в год, имеете только красивые презентации, и верите в то, что в результате получите лучшее ИТ решение для вашего бизнеса. Не все готовы на это идти. Это трудный и достаточно длинный путь, и здесь не стоит ждать быстрой победы.

Думаю, что только крупным девелоперам под силу потянуть полноценную собственную ИТ разработку. Это требует наращивания соответствующих компетенций, и достаточно дорого и долго. Для быстрой победы я бы рекомендовал использовать уже готовые ИТ решения.

DigitalDeveloper: Мы знаем, что строительная отрасль достаточно консервативная, и сложно бывает объяснить линейному персоналу необходимость внедрения тех или иных цифровых технологий. Есть ли такая проблема в закупочных процедурах? Готовы ли сотрудники этих отделов, отделов снабжения к цифровизации, использованию новых инструментов?

Если ты показываешь человеку, что это ему будет полезно, сэкономит время, упростит работу, повысит эффективность, я думаю, что ни у кого не возникнет вопросов. Я где-то читал, что у нас страна и люди очень открыты для любых инноваций и цифровизации. Вероятно, дело в менталитете, потому что мы часто не любим выполнять рутинную работу, а если нам предлагают инструмент, который сам все сделает, то мы только рады этому и активно начинаем пользоваться такими сервисами.

Во-вторых наши коллеги из В2С бизнесов приучили нас, своих клиентов, пользоваться удобными, понятными банковскими приложениями, сервисами по доставке продуктов и т.п. Человек, который привык в два нажатия заказать себе продукты с доставкой на дом уже не готов мириться со сложной неудобной ИТ системой на работе и хочет получить такой же удобный ИТ сервис.

Блока со стороны сотрудников я не вижу. Более сложная задача — обеспечить полноценную работу в ИТ системах всех Подрядчиков и Поставщиков. Это отдельная задача в рамках цифровизации Самолет, которая включает техническую поддержку и обучение наших партнеров работе в системах, сбор обратной связи и доработку софта по их требованиям и замечаниям. Многие из наших Подрядчиков и Поставщиков помогают нам улучшать ИТ продукты - участвуют в исследованиях клиентских путей, вместе с нами тестируют новые релизы, активно дают обратную связь, высказывают свои предложения и пожелания. Это создает дружескую рабочую атмосферу, делает нас по-настоящему долгосрочными партнерами, которые развивают общий бизнес. Такое взаимодействие бесценно и очень нас мотивирует.

DigitalDeveloper: Вы решаете эту проблему личным общением, донесением ценностей?

Мы решаем несколькими способами. Первое — это убеждение на примерах успешного использования наших систем, показываем какие преимущества и удобства можно получить, второе — мы стараемся выстроить мотивацию подрядчика таким образом, чтобы те, кто работают в системах и качественно оформляют все документы, быстрее получали реальную ощутимую пользу, например, более быструю оплату за выполненные работы или поставленные материалы. Положительная мотивация всегда лучше работает. Конечно, мы не штрафуем тех, кто плохо работает в системах, а просто быстрее платим тем, кто ими полноценно пользуется. Для ускорения и упрощения работы мы создаем специальный бэк-офис , в котором наши сотрудники обучают сотрудников Подрядчиков, в том числе, могут завести или сформировать необходимые документы в системе за Подрядчика.

DigitalDeveloper: С чего нужно начать строительной компании, которая поставила перед собой задачу автоматизировать закупочные процедуры?

Мы много общаемся с другими девелоперами, стараемся поддерживать контакт, обмениваться опытом, смотрим, что происходит в отрасли. Видим, что есть много компаний, очень успешных в цифровизации закупок и мы сами всегда с удовольствием у них учимся, подмечаем успешные идеи и стараемся реализовать их у себя. С другой стороны есть и компании, которые до сих пор даже электронными площадками не пользуются, а предпочитают проводить переговоры о закупках лично, очно, в кабинете, принимать коммерческие предложения в запечатанных бумажных конвертах. Поэтому сначала я бы разобрался с вопросом — чем полезна цифровизация? Первое — возникает полная прозрачность и ты можешь анализировать данные, второе — ты можешь делать бенчмарк с другими компаниями на рынке. Третье, что особенно важно именно для девелоперского бизнеса — цифровизация помогает тебе обеспечить плановые показатели по сроку и бюджету стройки. Когда ты оцифрован, ты можешь качественно планировать и прогнозировать, а значит на более ранних этапах понимать где может возникнуть проблема и заранее предпринять шаги по ее решению. Четвертое — ты можешь быстро расти и масштабировать свой бизнес.

Если отвечать на вопрос с чего начать, то я бы порекомендовал стартовать с запуска электронной площадки торгов, а затем заняться системой управления поставками материалов. Если у вас большое количество поставщиков и подрядчиков, например, несколько сотен, то подумать о CRM для закупок, как отдельной ИТ системе. И конечно с первого дня автоматизации параллельно с внедрением ИТ инструментов развивать направление аналитики закупок.

Чтобы автоматизация дала максимальный эффект надо решить одну очень важную задачу - как вы будете управлять данными о закупках, какая будет их структура, где они будут храниться, какие данные из других систем вам нужны, как будет происходить обмен данными между системами автоматизации закупок и другими системами компании. Хорошо, когда в структуре компании есть подразделение и руководитель, который отвечает за все данные в организации, он поможет выполнить эту задачу быстро и правильно. Мне повезло, у нас в Самолете есть дирекция по управлению данными, а у моей дирекции закупок есть выделенное хранилище данных.

В этом году мы проводили несколько демо наших ИТ продуктов для закупок и делились с нашими коллегами девелоперами тем, как мы цифровизовали закупки в Самолет. Я искренне очень рад, что коллеги проявили такой интерес и очень положительно оценили результаты нашего труда. Несколько девелоперов проявили интерес к внедрению у себя наших ИТ продуктов для закупок и мы сейчас готовим несколько таких проектов. А двое коллег решили не тратить время на собственную автоматизацию и мы заключили с ними контракты по аутсорсингу закупок, теперь мы проводим для них закупки с использованием нашего софта и нашей категорийной экспертизы в закупках. Это достаточно новая для России практика, я очень рад, что коллеги доверяют нам эту работу и открыты для применения наших практик в своих закупках. Уверен это принесет быстрые победы и поможет получить существенный эффект от закупок. Для меня, команды закупок и команды ИТ разработки Самолет это большая честь, большая ответственность и возможность расширить свои профессиональные компетенции.

DigitalDeveloper: Как будет выглядеть процесс закупок в будущем? Будет ли человек принимать в нём участие, или всё будет делать искусственный интеллект?

Я застал времена, когда только появилась 1С, и с её выходом многие бухгалтеры были расстроены, думали, что программа их заменит. Но время идёт, а бухгалтеры всё так же востребованы. Так и в случае с закупками, функция будет трансформирована, но функционал закупщика останется.

Как будет развиваться функция закупок? Во-первых, будут уходить ручной документооборот и рутинные функции, будет больше развиваться аналитика, в первую очередь, аналитика цен и прогнозирование.

Во-вторых, скорее всего в будущем вопрос цены как таковой пропадет. Торги в формате «кто даст цену дешевле» в принципе будут не нужны, потому что в каждый момент времени будет известна оптимальная текущая рыночно обоснованная цена, по которой мы что-то покупаем или продаём.

В-третьих, Закупщики, сметчики и проектировщики станут единой функцией, отвечающей за формирование оптимального лучшего продукта. .

И четвёртое — я думаю, что непосредственно человеческие усилия будут направлены на поиск лучшего продуктового решения для конечного клиента. Наши поставщики вместе с нами тоже будут решать вопрос, какой самый лучший продукт предложить нашему клиенту, а наши Подрядчики — как его наилучшим образом построить.