5 бизнес-показателей, на которые влияет умный офис

Мы знаем, что технологии делают жизнь комфортнее, но как они влияют на бизнес-показатели? Рассказывают Мария Литинецкая, генеральный директор MR Group, и Елизавета Голышева, директор по стратегии и продажам компании Multispace.

Умный офис, как известно, это комплекс технологий, которые упрощают нашу жизнь на рабочем месте. Он включает в себя как автономные инженерные системы, которые позволяют управлять освещением, климатом, безопасностью и мультимедиа, так и удобную цифровую рабочую среду, объединяющую полезные в работе инструменты, от сервисов для параллельной работы с документами и организации видеоконференций до чатов c командой.

Автоматизация инженерных систем позволяет создать максимально комфортный климат в офисе (влажность, температура воздуха, уровень CO2), заходить в здание без пропуска благодаря системе распознавания лиц, и что немаловажно ― контролировать расход коммунальных ресурсов.

Кроме того, цифровые инструменты умного офиса, например, мобильное приложение, позволяют не только управлять окружающей средой, но и общаться с коллегами и даже организовывать работу в удобном формате: создавать гибридные встречи  в Zoom с коллегами и автоматической рассылкой приглашений и так далее.

Умный офис помогает команде работать эффективнее. Но как технологии влияют на бизнес-показатели компании?

Эффективность сотрудников

Согласно исследованию аналитической компании Leesman, только 60% сотрудников считают, что их рабочее место позволяет им быть продуктивными. И все мы знаем, о чем речь: когда в офисе слишком душно или шумно ― сосредоточиться невозможно и продуктивность падает.

Умный офис позволяет управлять инженерными системами и настраивать под себя основные показатели: температуру, влажность и уровень CO2 ― горячие споры по поводу кондиционера отменяются.

Существует несколько типов организации рабочего пространства: классические офисы, предполагающие закрытые зоны для разных групп сотрудников; open space и комбинированный тип, где представлены разные виды рабочих мест: quiet space для тех, кто любит тишину, зоны для командной работы, переговорные и высокие столы agile формата, где можно даже работать стоя.

Компания MR Group придерживается прогрессивной концепции Activity based working (ABW), которая вместо стандартных закрепленных мест предлагает широкую типологию рабочих зон, которые каждый сотрудник может выбирать самостоятельно, исходя из особенностей своей деятельности. В офисе компании есть 24 переговорные, 8 кабинетов, просторная общая зона flex ― для командной работы, зона hot desks, кофе-поинты и кухни, библиотека и другие зоны для отдыха. В момент прихода в офис сотрудники бронируют наиболее подходящее для выполнения текущих задач место, с учетом его технического оснащения – в своей команде, flex или, например, в тихой зоне. В условиях гибридного формата работы концепция ABW позволяет существенно повысить эффективность использования рабочих мест.

Мария Литинецкая, генеральный директор MR Group:

Технологии умного офиса, использованные при создании штаб-квартиры MR Group, за 10 месяцев позволили максимально гибко адаптироваться к меняющимся условиям. Так, свою высокую эффективность показал гибридный формат работы: под каждую команду можно забронировать рабочие места на определённое время, а не закреплять их отдельно за каждым сотрудником. Это отличный вектор для дальнейшей экономии рабочего пространства, к тому же тенденция на использование такого графика набирает популярность.

Согласно исследованию Quality Logo Products, 90% сотрудников испытывают стресс и раздражение из-за необходимости сидеть рядом с неприятным для них человеком, при этом 57% из них из-за этого даже подумывают об увольнении. 

Умный офис предполагает офисную планировку с разными форматами рабочих пространств без фиксированных рабочих мест. Поэтому сотрудники могут перемещаться по разным зонам офиса в зависимости от их персональных бизнес-задач и собственных привычек: можно пересесть от солнечного окна в тень, перейти из закрытой комнаты в открытое пространство или уйти от оживленного спора в тихую зону.

По данным нашего исследования, проведенного среди резидентов, которые выбрали умный офис, уровень удовлетворенности сотрудников повысился на 50%, а эффективность их деятельности увеличилась на 25%.

Удовлетворенность сотрудников 

Умный офис позитивно влияет на бренд работодателя: соискатели склонны выбирать компании, которые внедряют различные технологии для упрощения повседневной жизни в офисе. Исследование Hassell&Empirica показывает, что 37% кандидатов выбирают работу с более низкой зарплатой, если компания обладает привлекательной корпоративной культурой, достойными условиями труда и уровнем технологий.

Одна из основных особенностей умного офиса ― это автоматизация мелких рутинных процессов с помощью виртуального помощника. Так, например, в MR group можно в один клик оформить гостевой пропуск или заявку на необходимые канцелярские принадлежности сразу на рабочее место.

Функционал приложения безграничен и, подстраиваясь под задачи компании, может обеспечить сотрудника всеми необходимыми ему услугами в едином окне через один инструмент (мобильный телефон). Так, можно самостоятельно забронировать переговорную, синхронизируя встречи в Outlook Exchange для всех участников, отправить заявку в HR- или IT-департамент и даже заказать кофе  с доставкой на рабочее место или в переговорную.

Быстрое решение командных задач

Простота кросс-функционального взаимодействия ― важная задача для любого бизнеса: недостаток коммуникации между разными департаментами (особенно в реалиях работы в гибридном формате) сказывается на эффективности бизнес-процессов. Согласно исследованию Salesforce, до 83% топ-менеджмента считают недостаточную коммуникацию главной причиной ошибок и провалов. В крупных компаниях сотрудники разных отделов не знают друг друга в лицо и общаются только по почте, из-за это согласование договоренностей затягивается и превращается в бесконечную цепочку писем.

По данным исследования американского сервиса GoRemotely, 83% сотрудников компаний полагаются на технологические решения для обеспечения оптимального кросс-функционального взаимодействия.

Умный офис не только объединяет в себе разные инструменты для контроля среды, но и упрощает коммуникацию внутри команды за счет интеграции разных рабочих инструментов в приложение. К примеру, с его помощью можно легко запустить встречу по видеоконференцсвязи, сделать командное бронирование для совместных встреч и мозговых штурмов и оперативно связаться через поиск сотрудника из мобильного приложения с любым человеком по телефону или почте.

Экономия 

По данным компании Multispace, до 10% штата не приходят в офис регулярно из-за отпусков, отгулов и больничных. Таким образом, компании могут соответственно сократить площадь офиса без ущерба для комфорта сотрудников.

Умный офис позволяет пойти еще дальше и оптимизировать использование офисной площади до 50 и более процентов, постоянно наращивая коэффициент потребления рабочего места в зависимости от специфики бизнеса компании и результатов Power BI отчетов  ― статистических данных, которые собираются из разных источников цифровой экосистемы и позволяют анализировать эффективность использования всех рабочих зон офиса.

Кроме того, сейчас популярен формат гибридного офиса, и сотрудникам необходимо проводить разное количество времени в офисе. В зависимости от этого с помощью умного офиса можно создать несколько сценариев работы и обеспечить пространством тех, кто ежедневно работает оффлайн и тех, кто приходит изредка.

ESG

Бизнес-центры потребляют около 40% от общемирового объема электроэнергии, при этом 50% электричества в офисных зданиях тратится впустую.

Умный офис предусматривает внедрение автоматических инженерных систем, контролирующих потребление ресурсов. Так, умные датчики в кранах предупреждают избыточный расход ресурсов, а такие решения как датчики освещенности, движения, активирование сетевых розеток и включение / отключение света в рабочих зонах и переговорных в связке с бронированием позволяют эффективно контролировать использование энергоресурсов. В среднем это позволяет экономить до 20% затрат на коммунальные услуги ежегодно.