Сервисные офисы и коворкинги: стильно, модно, а как обслуживать? Поможет Service desk

По статистике РБК, средний уровень заполняемости коворкингов и гибких офисов в Москве и Санкт-Петербурге на конец 2020 показал рекордный рост до 70-75%. Пандемия COVID-19 и массовые переходы на удалённую работу только усилили интерес к современным решениям для организации рабочих пространств.

В гибком офисе место найдётся всем и на любой бюджет: фрилансеры чаще арендуют рабочее место open space, компании — отдельные офисные блоки. Отсюда и разница в названиях на просторах поисковиков. На рынке СНГ коворкингом принято считать общую зону с рабочими местами. А гибким или сервисным офисом — многофункциональный офис с более комфортными условиями аренды для компаний.

Что такое гибкий офис?

Удобное рабочее место, возможность по-настоящему отдохнуть в стильных лаунджах, а после работы поучаствовать в мастер-классах или просто пообщаться с единомышленниками. Для компаний предусмотрены краткосрочные условия аренды — так бизнесы оптимизируют расходы и используют рабочие места только в случае необходимости. Все рутинные задачи обслуживания пространства берет на себя управляющая компания.

По опросам РБК, коворкинги начинают активнее внедрять интеллектуальные решения для снижения нагрузки на персонал и минимизации контактов в постковидное время. Онлайн-бронирование мест и переговорных, мобильное управление офисом, система бесконтактного доступа — это уже не роскошь, а необходимость для управляющей компании. 

Внедрение Wave Service для решения задач гибкого офиса CASE

CASE — это гибкий офис на 220 рабочих мест в центре Санкт-Петербурга. Здесь есть отдельные кабинеты, open space, трансформируемые переговорные, ресепшен, общая кухня, coffee-point, лаундж-зона, игровая комната и душевая. Площадь сервисного офиса составляет 1200 кв. метров, сервисное обслуживание на уровне бизнес-центра класса А в центре Санкт-Петербурга. CASE относится к пространствам среднего размера, но даже здесь есть длинный список рутинных задач, которые всегда должны выполняться оперативно.

В мае 2022 года началось внедрение Wave Service. С начала сотрудничества во всех зонах пространства CASE на видных местах появились QR-коды Wave Service для оперативной передачи информации о проблемах сотрудникам коворкинга. Если раньше необходимо было прерывать работу и идти к администратору, сейчас можно отсканировать QR-код и завести заявку, не отходя от рабочего места. При этом сервис не требует установки специального приложения, что положительно оценивают резиденты офиса. Достаточно отсканировать QR-код, откроется мини-приложение, в котором можно завести заявку.

Помощь администраторам

Резиденты активнее сообщают о проблемах и делятся обратной связью — ведь это удобно, потому что телефон всегда под рукой. Так администраторы лучше понимают своих клиентов и видят полную картину обслуживания, которая нередко кроется в мелочах. Например, статистика Wave Service показывает, что вопросы климата и температуры в коворкингах особенно важны. Если в классических офисах из общего числа заявок только около 8% приходится на климат, то в коворкингах в среднем доля заявок этого типа составляет уже 36%.

Приложение помогает привлекать современную аудиторию — все знают, как зуммеры и миллениалы любят решать вопросы через приложения и чаты. Чем меньше личных контактов и коммуникаций на пути к результату – тем комфортнее для резидента, особенно это актуально в постковидное время. 

Система позволяет эффективно распределить ресурсы и снизить нагрузку на персонал. Заявки по уборке, климату или ремонту сразу приходят ответственным исполнителям, поэтому администраторы продолжают заниматься развитием пространства, не отвлекаясь на рутинные задачи.

Автоматизация типовых задач обслуживания

Service desk упрощает задачу контроля за чистотой, исправностью мебели, техники, климатом и всем, что влияет на комфорт резидента.

Поддержание чистоты и порядка. Ежедневная уборка — это обязательная практика в CASE. Однако нередко бывают ситуации, когда кто-то может случайно пролить кофе или что-то рассыпать. Чтобы оперативно всё исправить, достаточно отсканировать QR-код в нужной зоне и завести заявку на уборку.

Контроль состояния техники. В ответственный момент презентации у вас не сломается проектор, принтер не испортит печать важного документа, а на кухне всегда будет горячий чай или кофе. Если же резидент заметит проблему, он также может сообщить об этом через приложение.

Проверка мебели и порядка рабочей зоны. Если что-то сломалось, в приложении предусмотрена заявка на ремонт, которая сразу же придёт ответственному сотруднику коворкинга. 

Регулировка температуры. Для поддержания комфортного температурного режима всегда исправно работает система кондиционирования и вентиляции. Если в помещении становится слишком жарко или холодно, резиденты могут запросить регулировку кондиционеров через QR-код.

Контроль освещения. Управляющие заботятся и о правильном уровне освещённости для длительной работы за компьютером. Заявки на любой ремонт освещения закрываются быстро, поэтому ни одна перегоревшая лампочка не повлияет на работу резидента.

Пополнение расходников. Маркеры, ручки, мелки, бумага, чай-кофе-снеки — всё это всегда должно быть в наличии. Когда чего-то не хватает, можно также сообщить об этом через приложение.

Постоянный доступ к интернету. Высокоскоростной интернет и его бесперебойная работа в наше время — это обязательное условие. К интернету можно подключиться по QR-коду.

Автоматизация бронирования

Помимо рутинных задач с заявками, было автоматизировано бронирование переговорных комнат. Арендаторы открывают приложение, выбирают помещение и удобное время для совещания, разговора с клиентом или презентации. Все заявки фиксируются в системе. Администрация CASE видит подробные отчёты и аналитику в веб-приложении.

В будущем это поможет структурировать рабочее время сотрудников и оценить эффективность эксплуатации пространства, а затем принять стратегические решения по развитию. Например, если какую-либо переговорную используют редко, её можно превратить в рабочее место для новых резидентов, и наоборот.

Другие возможности автоматизации гибридного офиса

На данном этапе сотрудничество Wave Service с CASE предполагает автоматизацию первоочередных процессов. При этом решение позволяет оцифровать и другие потребности офиса.

Проведение плановых обходов, уборок, техобслуживания по чек-листам. Это возможность действовать на опережение и решать проблемы до того, как их заметят резиденты вашего пространства. Через систему это ещё удобнее — заранее настроенное расписание и чек-листы сокращают время на организацию и проведение обходов. Если, например, на маршруте обхода зафиксированы неисправности, система сразу заведёт соответствующие заявки на их устранение. В обходе обнаружена перегоревшая лампочка? Не проблема, заявка на замену уже пришла ответственному сотруднику.

Учёт товарно-материальных ценностей и проведение инвентаризаций. Так вы всегда будете знать, в каком состоянии находится техника, мебель, нужно ли увеличивать или уменьшать запасы канцтоваров, кофе и снеков.

Функциональность бронирования также можно расширить. Помимо переговорных мы можем добавить бронирование рабочих мест, парковок и даже оборудования — например, проекторов или очков виртуальной реальности.

Интеграция с системой контроля и управления доступа (СКУД). Резиденты смогут получить круглосуточный доступ к рабочему месту без обязательного присутствия администратора в ночную смену. Доступ к рабочему месту через мобильное приложение также добавляет удобства клиентам и экономит ваши ресурсы.

---

Хотите рассказать об интересном кейсе? Напишите нам на hello@digitaldeveloper.ru

---