Как строительная компания из Астрахани получила гибкий инструмент для учёта финансов

С ростом компании количество бизнес-процессов неминуемо растёт, и собирать все данные в Excel становится тяжело. В этот момент на помощь приходят умные системы. Однако бизнесу важно сделать грамотный выбор, чтобы не получить дополнительный генератор расходов.

В этом материале рассказываем, как «Финансист» помог строительной компании сократить время на работу с рутиной и получить гибкий инструмент для подсчёта финансов.

Что такое «Аксиома 2»?

«Аксиома 2» специализируется на возведении многоквартирных домов. Компания начала свою работу в Астрахани в 2001 году. Общее количество возведённого и строящегося жилого фонда предприятия составляет более 200 тысяч квадратных метров. Помимо двух возводимых сейчас домов в разработке находятся ещё четыре крупных проекта.

Что происходило в компании

Для управления и финансового анализа в «Аксиоме 2» использовали Excel и 1С. Сотрудники вручную вносили данные из проводок или карточек-счетов в таблицы, а чтобы ускорить обработку, применяли макросы. Такой механизм хорошо работал, пока бизнес-процессов было немного.

С масштабированием компании это перестало работать. Число ежедневных операций увеличилось, процесс сбора данных стал трудоёмким и неуправляемым, количество ошибок выросло, невозможно было понять, откуда взялась та или иная цифра.

— Раньше в экономике применялась журнально-ордерная система и к ней прилагалась некая аналитическая таблица. Чтобы расшифровать конкретную цифру в отчёте, можно было обратиться к ней. Однако в последние 30 лет такую систему перестали применять. Вместо неё используют простые таблички, в которых агрегируют и суммируют данные из 1С и записывают итог. Поэтому выяснить, расшифровать и детализировать, как получились конкретные данные, очень сложно. И когда происходит разбор отчёта, оказывается, что человек просто заносит цифры вручную, а «покрутить» отчётность в других разрезах невозможно.

Андрей Митрий, начальник экономического отдела

Как выбирали продукт

Руководители «Аксиомы 2» осознавали, что для системного масштабирования нужна полноценная платформа. Поэтому в компании сразу отмели вариант с наращиванием инструментария в 1С.

— Там можно получить дополнительный функционал. Для этого требуется хорошее техническое задание, команда программистов и немалые средства. В итоге 1С становится генератором расходов, где каждый апгрейд сервиса сопровождается ещё бо́льшими затратами.

Андрей Митрий, начальник экономического отдела

В «Аксиоме 2» сделали ставку на «умные» системы и изучали разные варианты. Однако многие либо слабо отличались от 1С, либо требовали больших дополнительных знаний. В итоге специалисты воспользовались сервисом «Финансист».

Каких результатов удалось достичь

В компании отметили, что после настройки всей системы стало намного удобнее и приятнее работать. Снизилась трудоёмкость процесса сбора и обработки данных, уменьшилось количество ошибок.

— У меня время на сбор и обработку отчётности сократилось почти в пять раз. Сейчас благодаря интеграциям данные выгружаются каждые два часа, поэтому информацию о компании мы видим почти в реальном времени. Параллельно есть возможность загрузить дополнительные цифры не из 1С, а например, из кассы. Если данные хорошо подготовлены, их можно загрузить в четыре клика.

И в целом приятно понимать, откуда берётся та или иная цифра. Если изначально верно прописать в системе правила распределения, то все данные встанут куда нужно. А если появится ошибка, то, скорее всего, в этом виноват человек. Например, кто-то не так провёл счёт, бухгалтер не туда завёл цифры, либо материально-ответственный сотрудник неправильно подал информацию.

Андрей Митрий, начальник экономического отдела

Гибкость «Финансиста» для «Аксиомы 2» также стала плюсом. Сервис позволил расписать правила распределения статей в нескольких разрезах и сортировать операции по нескольким направлениям.

Так, у платёжек могут отсутствовать некоторые атрибуты, по которым их можно автоматически отсортировать. В иных системах потребуется донастройка 1С, однако в «Финансисте» можно перебирать данные по расчётному счёту, назначению платежа и номерам договоров. Но даже если эти атрибуты неизвестны, можно легко отсортировать бумаги в наборе документов и массово обработать, проставив галочки напротив нужных счетов.

Кроме того, в компании отметили службу поддержки, которая оперативно реагирует на запросы и быстро решает проблемы.

Коротко, чего добились в «Аксиоме 2»

◉ Повысили скорость сбора информации для отчётности.

◉ Минимизировали человеческий фактор при сборе данных.

◉ Настроили ОПиУ и ОДДС в целом по компании и отдельно по проектам.

◉ Получили гибкую систему, в которую можно загружать дополнительные данные.

◉ Настроили платёжный календарь и систему согласования заявок.

◉ Стало проще готовить отчётность для собственника.

2024-08-14 10:42 Цифровизация